11 september 2018

Hoe kan flexibilisering van vastgoed jouw organisatie versterken?

Bedrijfsprocessen worden steeds innovatiever en flexibeler. Daarom kiezen steeds meer bedrijven voor flexibele, tijdelijke kantoorruimten als onderdeel van hun strategisch huisvestingsplan. Niet alleen grote bedrijven, zoals Microsoft en IBM, maar ook kleinere organisaties zien steeds vaker de voordelen van flexibele kantoorruimte.

Sinds de economische crisis is (inter)nationaal het besef gegroeid dat je organisatie flexibel moet opereren om mee te kunnen bewegen met de markt. Dat geldt nadrukkelijk ook voor op- en afschalen van medewerkers. Dit betekent dat ook de huisvestingsbehoefte van veel bedrijven flexibel is geworden. Huurovereenkomsten met lange looptijden passen hier niet bij en zijn dus, in zekere mate, niet meer van deze tijd. Daarom zoeken steeds meer kantoorhoudende organisaties naar flexibele huisvestingsmogelijkheden in tijdelijke kantoren zonder dat dit te veel onzekerheid met zich meebrengt en het comfort van medewerkers hieronder lijdt.
Naast de mogelijkheid om economische schommelingen op te vangen, bieden flexibele kantoorruimten nog meer voordelen (deze worden hieronder uiteengezet). Aanbieders van flexibele kantoorruimten, zoals Regus, HNK, Tribes, WeWork en vele andere, schieten dan ook als paddenstoelen uit de grond. In maart 2018 kopte vastgoedexpert CBRE ‘Vraag naar flexibele kantoorruimte groeit en is onomkeerbare ontwikkeling’. Andere (inter)nationale bedrijven sloten zich bij dit nieuws aan. Maar klopt dat wel? En is die ontwikkeling enkel maar positief? Zeker niet! Daarom zetten we de belangrijkste afwegingen bij de inzet van flexibele kantoorruimte op een rij:

Pluspunt: mogelijkheid om bij te sturen
Huurcontracten met korte(re) looptijden geven je organisatie de mogelijkheid om flexibel te sturen op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Er zijn diverse mogelijkheden om deze ‘golven in ruimtegebruik’ op te kunnen vangen. Zo kun je bijvoorbeeld precies, en zelfs per dag, de ruimte huren waar je op dat moment behoefte aan hebt. Zo voorkom je de traditionele leegstand van kantoorruimten op woensdag- en vrijdagmiddag.

Pluspunt: kostenreductie en lagere initiële investeringen
Doordat je alleen die ruimten huurt die je daadwerkelijk gebruikt, is je huisvesting aanzienlijk efficiënter en kosteneffectiever. Hierdoor heb je meer grip op de kosten en betaal je alleen voor de ruimte die je daadwerkelijk gebruikt. Daarnaast bespaar je met het huren van een ingericht kantoor ook op de initiële (hoge) investeringskosten. Er hoeft immers niet meer geschilderd te worden en als je wilt is het meubilair ook al aanwezig.

Pluspunt: contact en ruimte voor innovatie
Het kan voor jouw organisatie belangrijk zijn om dicht bij ‘het vuur van innovatie’ te zitten. Door afdelingen onder te brengen in flexibele locaties waar bijvoorbeeld ook start-ups en zzp’ers werken, positioneer je je organisatie dicht bij potentieel interessante professionals. Daarnaast geeft het huren van zulke flexibele huisvesting ruimte aan medewerkers om te experimenteren en te innoveren en kun je zo eenvoudig tijdelijke teams huisvesten. Groot voordeel is dat bij uitblijvend succes het huurcontract eenvoudig opgezegd kan worden. Zo voorkom je dat je organisatie vastzit aan robuuste kantoorruimten die stammen uit betere tijden.

Om een goede afweging te kunnen maken is het belangrijk om niet alleen de positieve kanten van flexibilisering van vastgoed te bekijken. We schetsen hieronder kort de belangrijkste nadelen van flexibel kantoorgebruik:

Minpunt: flexibiliteit heeft zijn prijs
Aan flexibilisering van kantoorruimten hangt een prijskaartje. Exacte cijfers zijn helaas lastig te geven, omdat die sterk bepaald worden door (de ligging van) de locatie en het aantal meters dat je wilt huren. Daar komt nog bij dat veel aanbieders van flexibele kantoorruimten werken met abonnementen en ‘maatwerk’. Maar het is een feit dat flexibiliteit duur(der) is. Logisch, want de verhuurder heeft meer onzekerheid over de verhuur van zijn vastgoed. Het is goed om te beseffen dat je organisatie bij flexibele kantoorruimten bespaart op initiële kosten en vastgoedrisico’s afdekt. Dat is ook wat waard ...

Minpunt: bedrijfsgevoelige informatie en veiligheid
Bedrijfsgevoelige informatie is een belangrijk thema voor organisaties die de inzet van flexibele kantoorruimten overwegen. Hoe goed zijn de netwerken beveiligd? En hoe voorkom ik dat er iemand over de schouder van een medewerker meekijkt? Dit zijn terechte zorgen. In de huidige tijd is het waarborgen van de informatieveiligheid binnen één gebouw al een uitdaging. Maar natuurlijk (h)erkennen aanbieders van flexibele kantoorruimte dit ook en zullen zij in overleg treffende beveiligingsmaatregelen nemen.

Praktische toepassing van flexibilisering

Veel organisaties vragen zich af of en hoe flexibilisering van kantoorruimten bij hen past, vooral in relatie tot hun bestaande vastgoedportfolio. De ‘kern-periferie vastgoedtheorie’ geeft je dan een praktisch houvast. Binnen deze theorie wordt de huisvestingsbehoefte in drie lagen gesplitst:

Kernportfolio
Dit is de kern van de organisatie met de (hoofd)kantoren. Kenmerkend voor deze panden zijn lange huurlooptijden of panden in eigendom. De organisatie heeft hier veel vrijheid met betrekking tot de inrichting en het gebruik van het gebouw. Het grootste deel van de medewerkers werkt op deze locatie. Het nastreven van een ideale werkomgeving, bijvoorbeeld met het door HEVO ontwikkelde Office2Flow, zijn voor deze kantoorruimten van groot belang. Hiermee maximaliseert u het welzijn en welbevinden van uw medewerkers, wat resulteert in hogere productiviteit.

Eerste laag portfolio
In deze laag van het vastgoedportfolio vallen ruimten die veelal gebruikt worden door (project)teams die voor een langere periode (2 à 5 jaar) actief zijn. Hierbij zijn vaak breek- of verlengopties opgenomen, zodat tussentijds op een aantal momenten een strategische beslissing genomen kan worden over het wel of niet voortzetten van het vastgoedcontract. Omdat de huurtermijn relatief lang is, bieden deze locaties vaak veel mogelijkheden en vrijheid in de inrichting en/of branding. Ook hier is het nastreven van een ideale kantooromgeving, met bijvoorbeeld Office2Flow, een verstandige keuze.

Tweede laag portfolio
In deze ‘buitenste laag’ van kantoorhuisvesting bevinden zich de tijdelijke (innovatie)teams. Deze flexibele kantoorruimte met veelal korte huurlooptijden wordt ingezet om groei op te vangen of om aansluiting te zoeken bij start-ups.

De ‘kern-periferie vastgoedtheorie’ is een eenvoudige maar erg bruikbare tool om flexibiliteit in je vastgoedportfolio te integreren. Naast de mogelijkheid tot het opvangen van economische schommelingen sluit de ‘vastgoedflexibiliteit’ ook goed aan bij Het Nieuwe Werken. Waarom zou je medewerkers dagelijks naar een kantoor op een vaste locatie laten rijden als ze een groot, en alsmaar toenemend, aantal professionele kantoorruimten bij flexibele aanbieders voorbijrijden?
Uiteraard zijn er talloze variaties binnen je vastgoed mogelijk en is er altijd sprake van maatwerk. Daarom helpen onze adviseurs je graag om de ‘kern-periferie vastgoedtheorie’ praktisch binnen jouw organisatie in te zetten.

Flexibilisering van kantoorruimten is en blijft een ‘hot item’. Maar ook de aanstaande wijzigingen binnen de boekhoudkundige normen onder IFRS 16 (die vanaf januari 2019 gelden) spelen een rol in je vastgoedmanagement. In een volgend artikel komen we daar graag op terug. We focussen dan op de relatie tussen flexibilisering en boekhoudkundige normen.

Dit artikel is geschreven naar aanleiding van onderzoek dat Pim Bressers heeft uitgevoerd in het kader van zijn master Economische Geografie.

Pim Bressers

Wilt u meer weten over dit onderzoek of wilt u graag een toelichting?

Neem dan contact op met Pim Bressers, telefoonnummer (073) 6 409 409

Deel deze pagina via