Willem Adriaanssen en Alexandra Meeuwisse in gesprek over de uitdagingen, werktrends en ontwikkelingen op het gebied van hybride werken met Ricoh.
Uitdaging: aantal werkplekken bepalen
Tegen welke uitdagingen lopen organisaties aan nu we massaal op afstand werken? Alexandra vertelt: ‘Zij vragen zich vooral af hoe je het aantal benodigde (arbo)werkplekken bepaalt. Voorheen kon je dit goed inschatten. Nu is het een ‘best quess’. Natuurlijk, je kunt medewerkers vragen wanneer zij verwachten weer terug te komen naar kantoor. Toch is dat op dit moment lastig te zeggen. De situatie verandert immers continu. Niemand weet hoe op kantoor werken er in de toekomst uit gaat zien.’
Spreiding managen
Willem vult aan: ‘We zien ook het groeiende belang van een gezonde werkomgeving. Met de komst van corona speelt dat nu nog meer. Zo is een ander belangrijk vraagstuk het managen van de spreiding. Je moet weten wie wanneer naar kantoor komt. En past dit aantal binnen de actuele, toegestane capaciteit? Spitsuren wil je voorkomen. Ik verwacht dat een online reserveringssysteem de standaard wordt. Medewerkers boeken zelf een werkplek of vergaderruimte. Het aantal te reserveren werkplekken is in het systeem eenvoudig op of af te schalen. Dit biedt grip, overzicht en flexibiliteit.’
Op naar een kleiner pand?
Goed, we werken meer op afstand. Blijft dit ook zo? De praktijk is weerbarstig. Wat als je nú voor de keuze staat voor nieuwe huisvesting? Is een kleiner pand raadzaam? Alexandra: ‘Niet per se, want de kantoorfunctie verandert. Er zijn wellicht minder vaste werkplekken nodig, tegelijk ontstaat er behoefte aan meer ruimte voor open plekken. Bijvoorbeeld voor brainstormsessies, ontmoetingen en trainingen. Dat betekent dus niet dat je een kleiner pand nodig hebt. Je richt de ruimte wél anders in.’
Van traditioneel kantoor naar ontmoetingsplek
Hybride werken heeft dus ook impact op de inrichting van kantoren. Willem: ‘We zien dat het kantoor transformeert naar ontmoetingsplek. Medewerkers komen naar kantoor om binding te houden met de organisatie. Om te sparren met klanten en collega’s. Om creatieve sessies te houden. In de toekomst gaan we een andere verdeling zien tussen vaste werkplekken, concentratieplekken en plekken van ontmoeting. De balans daartussen moet goed zijn.’