Innovatief aanbesteden - de markt uitdagen - speelt een steeds grotere rol binnen (Europese) aanbestedingen en kan aan de orde zijn bij alle fasen van een aanbestedingsprocedure, van de informatiefase tot en met het contract (marktconsultatie, functioneel specificeren, hoge minimumeisen voor kwaliteit, concurrentiegerichte dialoog en geïntegreerde contracten).
27 september 2018
Een belangrijk instrument om de innovatieve kracht van de markt te benutten, is het toestaan of verlangen van alternatieve, innovatieve oplossingen, die inschrijvers als variant bij een aanbestedingsprocedure kunnen indienen. Een variant is in feite een aanbieding die op bepaalde punten niet-besteksconform is. Door varianten toe te laten worden inschrijvers in de gelegenheid gesteld een andere dan de door de aanbestedende dienst bedachte oplossing voor te stellen.
De mogelijkheid varianten in te dienen is in de wet geregeld (artikel 2.83 Aw 2012 en artikel 2.28 ARW 2016). Als de aanbestedende dienst van dit instrument gebruik wil maken, moet vooraf in de aankondiging kenbaar worden gemaakt dat varianten ingediend mogen worden of verlangd worden.
In de aanbestedingstukken dient vermeld te worden aan welke minimumeisen varianten moeten voldoen (volstaan met de term gelijkwaardig is niet voldoende), op welke wijze deze moeten worden ingediend en of varianten uitsluitend kunnen worden ingediend wanneer ook een inschrijving die geen variant is, is ingediend. Het is daarnaast belangrijk om aan te geven op welke eisen de variant wel of niet mag afwijken. Een ingediende variant die niet aan de minimumeisen voldoet, moet worden afgewezen.
Bij het toestaan van varianten dienen inschrijvingen beoordeeld te worden op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV). In feite concretiseren de BPKV-criteria de wensen die de aanbesteder heeft bovenop de minimumeisen voor een bepaalde opdracht. Kwaliteit is daarbij een verzamelterm voor een veelheid aan aspecten: innovatief, duurzaam, sociaal, snel, goed functionerend, esthetisch, sterk, hoge capaciteit, weinig hinder, klantvriendelijk etc.
De aanbestedende dienst dient te waarborgen dat de gekozen gunningscriteria toepasbaar zijn op zowel de varianten die aan de gestelde eisen voldoen als op de besteksconforme inschrijvingen.
Aangezien varianten getoetst worden aan de hand van dezelfde gunningscriteria zullen zij alleen verkozen worden indien zij leiden tot een betere uitkomst voor de aanbestedende dienst, dus bijvoorbeeld een betere prijs, levertijd of kwaliteit. Innovatie op zich is dus geen onderscheidend element, tenzij uitdrukkelijk opgenomen in de (sub)gunningscriteria.
Ondanks het feit dat de mogelijkheid voor het indienen van varianten in de wet verankerd is, komt het nog weinig voor dat de aanbestedende dienst bij een aanbesteding kiest voor de mogelijkheid varianten in te dienen. Waarschijnlijk komt dat doordat de uitwerking van de voorwaarden - dat bij het toestaan van varianten moet worden aangegeven aan welke minimumeisen een variant in ieder geval moet voldoen en hoe een variant wordt beoordeeld - lastig is. Met name wanneer een inschrijver een oplossing aanbiedt waar de aanbestedende dienst niet aan gedacht heeft (en dat is nu juist vaak het doel van het toestaan van varianten), kan het lastig zijn deze te beoordelen binnen het van tevoren opgestelde beoordelingsmodel. Ook als het wel mogelijk is varianten en reguliere aanbiedingen te beoordelen binnen het beoordelingsmodel, kan het nog lastig zijn de winnende inschrijving te kiezen. Daarom is het van groot belang van tevoren eenduidig vast te leggen welke beoordelingsformule zal worden gehanteerd ten aanzien van varianten en reguliere aanbiedingen.
Deze blog is geschreven door: Annelies Overmars (jurist)
Annelies legt het accent op een nauwkeurige analyse van feiten, omstandigheden en regelgeving om te komen tot een praktisch advies. Haar kennis van algemeen contractenrecht, bouwrecht en aanbestedingsrecht in combinatie met jarenlange ervaring in de vastgoedpraktijk zorgen ervoor dat zij bruikbare antwoorden geeft op huisvestingsvragen met een juridische achtergrond.
