Aukje van Kalsbeek

Het Strategisch huisvestingsplan als springplank voor visie, strategie en ontwikkelplannen

Zonnehuisgroep Vlaardingen heeft in het afgelopen jaar haar Strategisch Huisvestingsplan (SHP) herzien en een nieuwe aanzet gemaakt voor visieontwikkeling van lopende ontwikkeltrajecten. Interimbestuurder Aukje van Kalsbeek vertelt over de aanleiding, het proces en het resultaat.

interview met Aukje van Kalsbeek

Aukje, wat is de directe aanleiding geweest om het SHP te herzien?
“Ik kwam een jaar geleden bij deze organisatie als interim bestuurder. Er liep op dat moment een aantal ontwikkeltrajecten en ik had grote vraagtekens bij de haalbaarheid van die plannen, de volgorde waarop plannen zouden moeten worden gerealiseerd en het aansluiten op maatschappelijke ontwikkelingen. Voordat je dan stappen neemt, is het goed in eerste instantie terug te grijpen op het Strategisch Huisvestingsplan. Welke lange termijnkaders zijn daarin vastgelegd en in welke mate sluiten de lopende ontwikkelingen daar inhoudelijk op aan? Het aanwezige huisvestingsplan gaf naar mijn idee te weinig kaders en houvast om een ontwikkelplan aan te kunnen toetsen. Dus heb ik besloten de ontwikkelingen even stil te leggen en eerst het huisvestingsplan op orde te brengen.”

Het aanwezige Strategisch
Huisvestingsplan gaf te weinig
kaders om ontwikkelplannen
inhoudelijk aan te kunnen toetsen

aukje van kalsbeek

Waar moet een goed huisvestingsplan naar jouw mening aan voldoen?
“Het moet een volledig toetsingskader bieden om plannen inhoudelijk op te kunnen beoordelen, inclusief een financiële analyse en een planning. In de zorg hebben we te maken met veel veranderende omgevingsfactoren. Een andere kijk op hoe we mensen moeten ondersteunen, andere inkomstenstromen, een toenemende vraag en minder zorgmedewerkers. Hoe geef je daar als organisatie betekenis aan en hoe groot is het interne draagvlak voor die keuzes? Je moet zo’n plan aan iedereen kunnen uitleggen. De meeste zorgbestuurders maken plannen voor nieuwe huisvesting, maar zijn zelf niet meer bij de realisatie aanwezig. Ook de huidige bewoners maken de nieuwbouw vaak niet meer mee. De kunst is om een visie te ontwikkelen die bestand is tegen een snel veranderende omgeving.”

Hoe werd deze ‘stap terug’ in de organisatie ontvangen?
“Daar is wel begrip voor, als je dan ook maar een stap vooruit maakt. Ik heb HevoFame bij dit traject gevraagd omdat ze sterk zijn op de inhoud, de conceptontwikkeling en het organiseren van draagvlak binnen de organisatie. We zijn dus begonnen met het ontwikkelen van een visie op hoe mensen met een zorgvraag goed bij ons kunnen wonen. Wat kunnen deze mensen van ons verwachten? Hoe organiseren we dat? Met welke toekomstige cliëntgroepen en inkomstenstromen houden we rekening en hoe zorgen we ervoor dat onze medewerkers een prachtige plek hebben om hun werk te kunnen doen? We hebben dit in een interactief proces ontwikkeld met een brede betrokkenheid uit de organisatie. We hebben nu een visie ontwikkeld vanuit het perspectief van klantverhalen en maatschappelijke ontwikkelingen. We hebben een stip op de horizon gezet en vervolgens gekeken hoe we die vanuit de huidige context kunnen bereiken. Vanuit het Management Team is het resultaat als een echte doorbraak bestempeld. Dat geeft energie.”

aukje van kalsbeek, interim bestuurder zonnehuisgroep

Vanuit het MT is het resultaat als een echte doorbraak bestempeld. Dat geeft energie!

aukje van kalsbeek

Wat betekent dit plan nu voor de lopende ontwikkelprojecten?
“Ik vind dat je een Strategisch Huisvestingsplan goed moet kunnen doorvertalen naar een Programma van Eisen. Zoals ik in het begin van het gesprek al zei, je moet een huisvestingsconcept inhoudelijk kunnen toetsen aan het SHP. We hebben dus ook conceptuele uitgangspunten meegenomen in het plan. Het hielp daarbij dat de studio van HevoFame al vroeg in het proces schetsen en infographics maakte. Woorden geven niet direct een beeld en deze manier van werken creëert een ‘oh, ja!’-effect bij de betrokkenen. Zo hebben we bijvoorbeeld het idee van Positieve Gezondheid als uitgangspunt genomen voor de manier waarop mensen bij ons wonen, maar ook wat dat betekent voor het facilitair proces, bijvoorbeeld. Dat werkt voor mensen heel aansprekend. Als je met die input een visie en strategie voor een locatie maakt, herkennen alle betrokkenen dat die voortvloeien uit wat je met elkaar hebt ontwikkeld. Wat ook belangrijk is, is dat HevoFame met frisse ogen naar de mogelijkheden voor bestaande locaties heeft gekeken. Als organisatie blijf je vaak binnen de bestaande gebouwstructuren van een locatie denken. Vrijer denken buiten de bestaande lijnen leverde een eenvoudiger plan op met meer ruimte voor groen om de gebouwen heen.”

Heb je zelf nog iets dat je mee wilt geven?
“Nou, ik heb al vaker dit soort trajecten meegemaakt, uiteraard, en zie dat je al snel een jaar moet uittrekken voor de ontwikkeling van een goed Strategisch Huisvestingsplan. Begin met een heel grondige, goed onderbouwde en samenhangende visie. Neem daar echt de tijd voor. En zorg ervoor dat een goede doorsnee van je organisatie onderdeel uitmaakt van dit proces. Vaak ligt er een te grote nadruk op bedrijfsvoering en financiën, maar de visie op zorg moet dominant zijn, naar mijn idee. Ik heb de ervaring tenslotte dat je op het niveau van het SHP al goed moet nadenken wat je als organisatie aankunt. Ik zou adviseren om in de termijnplanning een paar jaar uit te trekken om te beoordelen of een gebouw werkt, dat wordt vaak vergeten. Een gebouw optimaal in gebruik nemen vergt echt tijd. Dus hou een projectstructuur nog een poosje aan om te kunnen evalueren hoe het in de praktijk loopt. Op die manier kun je inzichten uit de praktijk consequent benutten.”