Menu

18 juni 2020

Agile werken in een moderne kantooromgeving

Agile werken krijgt momenteel veel aandacht en wordt door steeds meer (delen van) organisaties ingevoerd. Maar wat is Agile werken? Is Agile werken voor iedereen toepasbaar? En wat betekent dit voor de huisvesting?

Een wendbare organisatie

Agile betekent letterlijk ‘wendbaar’. Het is een manier van werken die ervoor zorgt dat je snel kunt inspelen op veranderingen van buitenaf (van de klant of van de omgeving). Zelfsturende, multidisciplinaire teams werken hierbij in ‘sprints’ samen aan één (deel)product. Het gehele proces wordt opgedeeld in meerdere korte sprints waarbij deelresultaten worden opgeleverd en gepresenteerd aan de klant. Hierdoor kan feedback direct meegenomen en verwerkt worden in de volgende sprint.

Agile werken kan een uitkomst bieden voor bedrijven die producten of diensten ontwikkelen, zoals bijvoorbeeld in de ICT-sector, waarbij medewerkers afhankelijk zijn van elkaars deelresultaten om tot een gezamenlijk eindproduct te komen. Ook is Agile werken op zijn plaats bij sectoren waar veel denkwerk plaatsvindt en waarbij van tevoren nog niet duidelijk is wat de oplossing/het eindproduct moet zijn. Voor meer traditionele sectoren zoals bijvoorbeeld de bouw lijkt het minder voordelen te bieden. Afdelingen vormen bij Agile werken niet langer de spil van het werk. Er zijn meerdere teams waarbij iedere afdeling wordt gerepresenteerd door een of meerdere teamleden. Op die manier kunnen veranderingen of aanpassingen direct worden opgepakt.

Ten slotte kun je bij Agile werken te maken hebben met jonge en volwassen Agile teams. Jonge Agile teams zijn teams die nog niet zo lang met elkaar samenwerken. Er is bij hen veel behoefte om elkaar te ontmoeten en om zaken face-to-face met elkaar af te stemmen. Jonge Agile teams hebben de behoefte om continu met het team fysiek op kantoor te zijn om de voortgang te waarborgen. De teamleden zijn afhankelijker van elkaar en hebben meer coaching nodig. Volwassen Agile teams daarentegen werken al langer met elkaar volgens de Agile werkmethodiek en zijn volledig op elkaar ingespeeld. Zij hebben minder behoefte om zaken face-to-face met elkaar af te stemmen. Volwassen Agile teams kunnen ook op afstand goed met elkaar samenwerken.

Activiteitgerelateerd werken versus Agile werken

Activiteitgerelateerd werken (AGW) is een manier van werken waarbij medewerkers hun werkplek kiezen op basis van hun activiteit. Agile werken en AGW vinden plaats vanuit dezelfde fundamentele gedachte. Beide manieren van werken vragen eigen verantwoordelijkheid, autonomie, flexibiliteit, interactie, samenwerking en kennisdeling. Daarnaast vragen beide manieren van werken om sturing op basis van vertrouwen en resultaat. Er zijn echter wel degelijk verschillen tussen Agile werken en AGW. Waar AGW uitgaat van het individu, gaat Agile werken uit van het team. Waar bij AGW thuis werken ook tot de mogelijkheden behoort, werken jonge) Agile teams vrijwel altijd op kantoor. En waar medewerkers bij AGW hun werkplek kiezen op basis van hun activiteit in een willekeurig werkgebied, kiezen de medewerkers van een Agile team een werkplek in hun eigen toegewezen werkgebied. Bij Agile werken zijn medewerkers over het algemeen aan een werkgebied gebonden. Daardoor vindt er geen spreiding plaats in het gebruik van alle beschikbare werkplekken. Het is mogelijk dat het ene ‘Agile werkgebied’ erg druk is, terwijl het andere veel rustiger is, omdat het team elkaar bijvoorbeeld buiten kantoor treft. Bij Agile werken zijn over het algemeen meer werkplekken nodig in het totale kantoor dan bij AGW omdat er minder flexibel gebruik gemaakt wordt of kan worden van alle werkplekken binnen het kantoor. Dit zal voornamelijk gelden bij jonge Agile teams.

Wat betekent Agile werken voor de werkomgeving?

Bij Agile werken staat samenwerken centraal. Samenwerking kent vier kernelementen; individueel werk, bewustzijn, korte interactie en actief samenwerken (Center for People and Buildings, 2018). Deze vier kernelementen komen grotendeels overeen met de activiteiten die medewerkers kunnen hebben bij AGW. Het lijkt er dus op dat er bij AGW en Agile werken behoefte is aan dezelfde variëteit in het type werkplekken. Enerzijds zijn er werkplekken nodig om geconcentreerd te kunnen werken, anderzijds is er behoefte aan interactie en samenwerking.

Het grote verschil zit in het werken in teamverband en of de organisatie jonge of volwassen Agile teams heeft. Vooral jonge Agile teams hebben behoefte aan hun eigen teamruimte, eigen concentratieplekken, een eigen vergaderruimte etc. Het is erg belangrijk dat in het huidige werkplekconcept ieder werkgebied beschikt over voldoende variëteit in typen werkplekken (in onze aanpak voor Het Anders Werken en Office2Flow kunt u lezen hoe wij u hierbij kunnen adviseren). Vanzelfsprekend is er daardoor bij jonge Agile teams een hogere werkplekbezetting, aangezien zij meer vanuit de kantooromgeving opereren. Daarnaast is er, vooral bij jonge Agile teams, behoefte aan brainstormruimten en voorzieningen om post-its of andere spullen aan op te hangen. Volwassen Agile teams hebben daarentegen meer behoefte aan goede ICT-/digitale voorzieningen, zodat samenwerken op afstand ongehinderd kan plaatsvinden.

Werkomgeving aanpassen

Wanneer je een AGW werkomgeving hebt en meer Agile wilt gaan werken hoeft dit niet te betekenen dat het gehele kantoorconcept dient te worden aangepast. Een AGW werkomgeving aanpassen naar een Agile werkomgeving vergt echter meer aanpassingen wanneer de kantoorruimte gebruikt gaat worden door jonge Agile teams dan door volwassen Agile teams. Dit heeft vooral te maken met de werkplekbezetting. Jonge Agile teams hebben hun eigen werkgebied nodig, terwijl volwassen Agile teams een werkgebied zouden kunnen delen. Voor zowel een jong als volwassen Agile team geldt; de kantoorruimte moet zodanig zijn ingedeeld dat ieder werkgebied beschikt over voldoende variëteit in werkplekvoorzieningen. Ook dienen de werkgebieden voldoende afgeschermd te zijn van elkaar, zodat Agile teams elkaar niet storen. De werkgebieden zouden, wanneer deze voldoen aan bovenstaande eisen, toegewezen kunnen worden aan een Agile team, waarbij de desbetreffende vergaderruimte in dat werkgebied kan fungeren als brainstormruimte. Daarbij dient het werkgebied voldoende stand-up mogelijkheden te bieden en brainstormvoorzieningen te hebben. Volwassen Agile teams daarentegen, zijn goed op elkaar ingespeeld en hebben minder de behoefte om continu met het gehele team op kantoor te zijn. Volwassen Agile teams kunnen onderling afspraken maken waardoor een dergelijk werkgebied gedeeld zou kunnen worden door twee Agile teams. Het delen van een werkgebied brengt wel een ander belangrijk aspect aan het licht; de digitale werkomgeving. Het delen van een werkgebied vraagt meer voorzieningen met betrekking tot digitaal werken. In dat geval is een goede digitale samenwerkomgeving een vereiste. Skype, Microsoft Teams of andere applicaties zijn voor iedereen beschikbaar en er wordt gewerkt met digitale Agile-borden. De brainstormruimte dient voorzien te zijn van een groot digitaal scherm zodat digitale borden met elkaar gedeeld kunnen worden.

Conclusie

Agile werken is een manier van werken die vooral past bij organisaties of afdelingen van organisaties die zich bezig houden met het ontwikkelen van nieuwe producten of diensten. Om deze manier van werken goed te ondersteunen is het cruciaal dat de huisvesting deze manier van werken ook ondersteunt. Een goede Agile werkomgeving bestaat uit meerdere werkgebieden waarbij ieder werkgebied beschikt over een vergader-/brainstormruimte en voldoende variëteit in typen werkplekken. Wanneer de huidige AGW werkomgeving voldoet aan bovenstaande criteria, vergt het relatief weinig aanpassingen om de werkomgeving geschikt te maken voor Agile werken. Hierbij dient wel aandacht te zijn voor de volwassenheid van de Agile teams in verband met de hogere werkplekbezetting bij jonge Agile teams. Ten slotte is een integrale aanpak cruciaal om een dergelijke verandering succesvol te doorlopen. Naast de fysieke werkomgeving kan een dergelijke verandering alleen maar slagen als ook de digitale en de mentale omgeving onder handen worden genomen. Hieronder leest u hoe wij u kunnen adviseren bij het realiseren van een optimale werkomgeving.

Onze aanpak voor een optimale werkomgeving

Met uw organisatiedoelstellingen bekijken we samen waar u in de toekomst wilt staan. Daarnaast bepalen we samen met u welke werkomgeving uw organisatie het beste zal ondersteunen en in hoeverre deze dient te worden aangepast. Hiervoor is vooral de aanpassing van de werkomgeving uitgebreid besproken, echter is een integrale aanpak cruciaal om een dergelijke verandering succesvol te doorlopen. Wij zullen hierbij niet alleen aandacht hebben voor de fysieke omgeving, maar ook voor de digitale omgeving en de mentale omgeving. Hoe wij dit doen kunt u lezen op de pagina ‘Office2Flow’.

Bron: Facto Magazine mei 2018

Lorell Buck

Meer weten?

Neem dan contact op met Lorell Buck, telefoon 073 6 409 409

Deel deze pagina via