25 juni 2018
Het geheim van een succesvol plan
Project-initiatief: van vaststaand startpunt naar bewegend doel.
Of een initiatief uitgroeit tot een haalbaar plan is afhankelijk van de legitimatie ervan. Het moet duidelijk zijn dat het plan een oplossing biedt, een verbetering of een duidelijke meerwaarde brengt. Het plan moet, met andere woorden, nodig zijn. In de praktijk zien we dat de legitimatie voor de initiatiefnemer zelf volkomen duidelijk is, maar dat dit niet geldt voor de omgeving. En die is juist bij investeringen in het publieke domein doorslaggevend voor het succes.
De fase vóór het initiatief
In de klassieke manier van fasering begint een project met de ‘initiatieffase’. Maar juist de fase daarvoor – hoe komt een initiatief tot stand – is allesbepalend voor de omvang en aard van het project, én voor de vraag of de legitimatie tot stand komt of niet. Het uiteindelijk realiseren van een goed initiatief ontstaat na een proces vol communicatie, beeldvorming en besluitvorming. Projectmanagement voorziet daarbij in de realisatie binnen de kaders na dat besluit, procesmanagement in de realisatie van de kaders daarnaartoe.
Communicatie en beeldvorming
Communicatie is het sleutelwoord om inhoud, vertrouwen en daarmee legitimatie van het project over te brengen. Niet eenmalig, maar keer op keer zal aansluiting gezocht moeten worden bij het waarom van het project en daarmee bijdragen aan de gewenste beeldvorming. Dit betekent niet dat er geen weerstanden zullen zijn die keer op keer de legitimatie van het project zullen testen. Hoe beter de legitimatie is en hoe beter het verhaal klopt, hoe kleiner de kans is op negatieve framing.
Neem ze mee
Het proces om te komen tot een initiatief is een ontwikkelend proces en daarmee niet lineair. Wanneer meerdere factoren bij elkaar komen, betekent het bewegen van één factor vaak het bewegen van meerdere factoren. Dat maakt het meenemen van de omgeving in het proces zo belangrijk. Dat kan via inspraak, maar vaak is het gewoon een kwestie van een transparante houding. Helder uitleggen waarom iets is veranderd geeft meer vertrouwen dan het creëren van vaagheid over een initiatief of besluit.
Ook een initiatief in voorbereiding?
Bent u op weg naar een project, nieuw beleid of een besluit tot verandering? Houd met het voorbereiden goed voor ogen wat het initiatief legitimeert. Verken de omgeving en bereid communicatie, beeldvorming en besluitvorming goed voor. Zorg voor een transparante grondhouding en sta open voor weerstanden. Zorg ten slotte uiteraard voor goed projectmanagement ná besluitvorming, zodat de zorgvuldig gevormde beelden ook waar worden gemaakt.
Relatiemagazine
Dit artikel is opgenomen in ons relatiemagazine 360°, voorjaar 2018.