20 juni 2023
De bijdrage van de kantooromgeving aan een High Performance Workplace
Hoe kan uw kantooromgeving een optimale bijdrage leveren aan het realiseren van een High Performance Workplace? Die vraag stond op 6 juni jl. centraal tijdens de kennisbijeenkomst ‘Waar zijn mijn collega’s gebleven?’ in het kantoor van VNO-NCW/MKB-Nederland in de Haagse Malietoren.
High Performance Workplace
De presentatie van Willem Adriaanssen van HEVO heeft als ondertitel ‘Als een High Performance Workplace de doelstelling is, dan is een kantoortuin niet het antwoord. Maar wat dan wel?’. Hij stelt dat het niet voor niets is dat negen van de tien mensen na corona graag deels thuis willen blijven werken: ze hebben namelijk genoeg redenen om niet naar kantoor te komen. Bovendien zijn veel kantoren ver onder de maat wanneer gekeken wordt naar aspecten als temperatuurregeling, geluidsniveau, luchtkwaliteit, stilteruimten, informele ruimten en groen. Adriaanssen trekt daarop een harde conclusie: ‘Als je thuis je werk beter kunt doen is dat een diskwalificatie van het kantoor.’ Tegelijkertijd constateert hij dat er nog altijd belangrijke redenen zijn waarom medewerkers wel naar kantoor willen komen, waarvan elkaar ontmoeten met afstand de belangrijkste is.
Werken na corona brengt verschillende uitdagingen voor organisaties met zich mee, stelt Adriaanssen:
- Binding met de organisatie.
- Borgen van teamcohesie.
- Op peil houden van de innovatiekracht.
- Borgen van kennisdeling en informatieoverdracht wanneer je elkaar minder ziet.
- Wendbaarheid en reactiesnelheid op vraagstukken.
- Duurzaam gebruik van het kantoor.
- Zinvolle investeringen in het kantoor.
Ook voor het individu zijn er uitdagingen:
- Behouden van betrokkenheid en werkplezier.
- Behouden van een gezonde werk-privébalans.
- Voorkomen van te veel werken.
- Voorkomen van e-mail overload.
- Verzanden in een (digitale) overlegcultuur.
- Slim digitaal samenwerken.
En dat terwijl ondertussen de snelheid en onvoorspelbaarheid van veranderingen steeds groter wordt en de gevraagde performance steeds hoger.
De uitdaging vraagt om een High Performance Workplace. Volgens Adriaanssen wordt de werkplek van de toekomst door acht factoren beïnvloed:
- Zingeving en betekenis.
- Gedrag en perceptie.
- Diversiteit.
- Tijd.
- Ruimte.
- Vorm en uitstraling.
- Media en technologie.
- Duurzaamheid.
Adriaanssen doet daarom een duidelijke oproep: ‘Zet de mens centraal! Want aantrekkelijk werkgeverschap bevordert verbinding, sociale cohesie en werkplezier.’
Adriaanssen ziet bij hybride werken niet een duidelijke scheiding tussen kantoor enerzijds en digitaal of thuis anderzijds. ‘Kijk daarom per persoon en per afdeling welke werkzaamheden op kantoor goed gaan en welke thuis of digitaal.’ Uiteindelijk zijn er volgens Adriaanssen vijf factoren voor een effectieve werkomgeving:
- Maatwerkopzet voor de organisatie.
- Faciliteren verschil in werkwijze van persoonlijkheden en generaties.
- Goede functionaliteit in relatie tot activiteiten medewerker en teams.
- Een (deels) open werkomgeving met keuzemogelijkheden.
- Een duurzame, comfortabele en gezonde werkplek.
Foto's kantoor VNO-NCW (fotograaf Mike van Schoonderwalt)
The office is dead, long live the office!
De aftrap komt van Richard Stoop van Procos. Hij heeft naar eigen zeggen de ondertitel van zijn bijdrage ‘The office is dead, long live the office!’ niet voor niets veranderd van ‘Een pleidooi voor een dynamische werkomgeving’ naar ‘Een pleidooi voor een betere werkbeleving’. ‘De dynamische werkomgeving is namelijk geen doel op zich. Het is een middel om de werkomgeving beter te laten aansluiten bij de wensen van de medewerkers en de werkzaamheden die ze te doen hebben. De werkbeleving wordt namelijk steeds belangrijker.’ Organisaties kunnen daarmee hun meerwaarde aantonen voor hun primaire productiemiddel - de mens - en zich onderscheiden van de concurrent.
Volgens Stoop is het momenteel het juiste moment om de werkplek te maken tot meer dan het ooit is geweest, omdat we in een grote transformatie zitten van de manier van werken. Hij noemt drie factoren:
- De nieuwe mindset rond flexibel werken, thuiswerken en het hybride werken.
- De machtsverschuiving van de werkgever naar de werknemer.
- De nieuwe technologie.
Vervolgens gaat hij in op drie uitdagingen:
- De gefragmenteerde aanwezigheid.
- De fluctuerende bezettingsgraden en de optimalisatie van de werkruimte.
- De balans tussen de ruimte voor een medewerker om het werk in te richten zoals hij of zij dat wil en de belangen van de organisatie.
Stoop sluit zijn bijdrage af met tips, samengevat in vijf steekwoorden: passendheid, pluriformiteit, zelforganisatie, gedragenheid en proactiviteit. Ook doet hij een oproep aan organisaties: ‘Maak van je dode asset - de werkplek - een levend dynamisch onderdeel van je operatie!’
To data or not to data
Eelco Voogd van Reworc gaat vervolgens in zijn bijdrage met als ondertitel ‘Hoe datagedreven huisvesting en AI de besluitvorming in de toekomst beïnvloeden’ in op het voorbeeld van een organisatie waar veel ontevredenheid was over de werkomgeving, omdat het gevoel heerste dat het te druk was. De directie dacht daarom in eerste instantie aan het toevoegen van ruimte. Voogd haalt daarop de Amerikaanse statisticus William Edwards Deming aan: ‘Without data you’re just another person with an opinion.’ Daarna wijst hij op de kostbare investeringen die nodig zijn voor de werkomgeving van de organisatie en het belang om daar goed mee om te gaan en datagedreven naar de organisatie te kijken. Zo moet er gekeken worden naar het verschil tussen het aantal medewerkers en het aantal fte in een organisatie en de daaraan gekoppelde hoeveelheid bureaus. Bovendien moet er aandacht zijn voor de samenstelling van het medewerkersbestand, omdat verschillende groepen post-corona anders omgaan met het wel of niet naar kantoor gaan.
Voogd vertelt dat bij een analyse van de data van de organisatie uit het voorbeeld blijkt dat het aanbod van typen werkplekken aanmerkelijk verschilt van de behoefte van de medewerkers. Een andere uitkomst is dat de organisatie eigenlijk ruim 30% ondersteuning wilde voor communicatief werk, maar dat deze werkplektypen door bureauomgevingen waren verdrongen. Ten slotte blijkt dat sinds corona 43% van de medewerkers liever thuis werkt. Om medewerkers naar kantoor te krijgen en ze betrokken te houden bij de organisatie en de cultuur pleit Voogd voor ‘eventification’: een organisatie houdt regelmatig events, al dan niet lokaal of regionaal georganiseerd.
Uit de data komt uiteindelijk naar voren dat de organisatie minder vierkante meters hoeft te huren door te kiezen voor andere werkplekratio’s. Bijkomend voordeel daarbij is dat daardoor ook het hybride werken beter kan worden ondersteund. Voogd: ‘Daarom pleit ik ervoor dat het geld van de bespaarde vierkante meters in human capital blijft zitten met betere werkplekken thuis en op kantoor en met events om medewerkers met elkaar te verbinden.’
Lagerhuis en rondleiding
Na de drie sprekers is er een debat in lagerhuisopstelling, waarbij de aanwezigen zich uitspreken over een aantal stellingen. Zoals ‘AI gaat onze huisvestingsbehoefte significant veranderen’ en ‘We hebben het kantoor eigenlijk helemaal niet meer nodig’. Het levert geanimeerde discussies op, die soms nog tijdens de lunch worden voortgezet. De geslaagde netwerkbijeenkomst wordt afgesloten met een boeiende rondleiding door de nieuwe kantoorverdieping van VNO-NCW en MKB Nederland in de Haagse Malietoren.
Ook interessant
