16 december 2021

Een gezonde MFA:
helder samenwerkingsmodel met sluitende businesscase

Een toekomstbestendige multifunctionele accommodatie (MFA) is het kloppend hart van een dorp of wijk. Een plek die bijdraagt aan de leefbaarheid van de omgeving. Verschillende groepen en een breed scala aan maatschappelijke activiteiten vinden er onderdak: sport, buurtverenigingen, jongerenwerk, onderwijs en evenementen. Een MFA heeft vaak een dorpshuisfunctie waar soms zelfs eerstelijnsgezondheidszorg plaatsvindt. De ontwikkeling en exploitatie van MFA’s is echter vaak een worsteling. Met behulp van een goede ‘businesscase’ vooraf, die gebaseerd is op heldere samenwerkingsafspraken tussen de betrokken partijen, zijn teleurstellingen in de toekomst te voorkomen.

MFA’s zijn maatschappelijke voorzieningen waarvan de samenleving accepteert dat ze meestal geen zelfstandig sluitende begroting hebben. Er moet belastinggeld bij in de vorm van een exploitatiesubsidie van de gemeente of het gebouw wordt ‘om niet’ ter beschikking gesteld. De financiële ruimte bij gemeenten is echter beperkt en wordt gezien de verwachte ontwikkeling van het gemeentefonds in de komende jaren niet beter (bron: Miljoenennota 2022). Maatschappelijk vastgoed is onderdeel van de discussie over de ‘opgaven’ van gemeenten: welke voorzieningen horen daarbij en welke niet? Wat mogen die voorzieningen kosten? Met de ‘participatiesamenleving’ in gedachten, in 2013 geïntroduceerd door het kabinet-Rutte II, doen gemeenten een beroep op de eigen kracht van mensen. Veel gemeenten plaatsen MFA’s nadat deze zijn ontwikkeld op afstand, waarna een samenwerkingsverband van gebruikers(organisaties), bijvoorbeeld in de vorm van een stichting, de exploitatie voor zijn rekening neemt.

Weeffouten

HEVO adviseert gemeenten en gebruikersorganisaties over haalbare modellen voor MFA’s. Wij zien in de praktijk dat er geregeld ‘weeffouten’ zijn in de afspraken over samenwerking en financiën. Zo blijkt er aan de basis van een nieuwe MFA wel een Programma van Eisen te liggen met wensen van gebruikers, maar worden de gecreëerde voorzieningen vervolgens onvoldoende gebruikt. Die gerealiseerde wensen zijn achteraf niet te verantwoorden en leveren ook financiële tekorten op die groter zijn dan verwacht. Een ander probleem doet zich voor wanneer de risico’s en verantwoordelijkheden niet evenredig verdeeld zijn. Een exploitant neemt de verhuur voor zijn rekening maar wanneer er vierkante meters onverhuurd blijven is het leegstandsrisico voor de gemeente. Of: gebruikers zijn juist onvoldoende betrokken geweest bij de ontwikkeling van de MFA en missen daardoor bepaalde functies in het gebouw waarmee ze inkomsten hadden kunnen genereren. Ook in de financiële huishouding kunnen onbedoelde ‘weeffouten’ ontstaan zoals rente en afschrijvingen die hogere lasten met zich meebrengen dan vooraf voorzien. Daarnaast zijn er externe invloeden. Bijvoorbeeld wanneer door veranderende wet- en regelgeving de MFA wordt opgezadeld met hogere lasten maar niet afgesproken is wie die lasten draagt: de gemeente of de exploitant. Ten slotte draaien MFA’s in belangrijke mate op de inzet van vrijwilligers. De exploitatie van een MFA vraagt vaak een stabiele, professionele bedrijfsvoering. Dit brengt een bepaalde verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid met zich mee die we niet altijd van vrijwilligers kunnen (en willen) vragen.

Wij zien in de praktijk dat er geregeld ‘weeffouten’ zijn in de afspraken over samenwerking en financiën.

Bouwstenen voor een gezonde MFA

Een goed samenwerkingsmodel en een sluitende businesscase zijn twee essentiële bouwstenen voor een gezonde MFA. Samenwerking kunnen we niet baseren op veronderstellingen en ‘wishful thinking’. Voor een goed samenwerkingsmodel brengt HEVO dan ook eerst de dieperliggende belangen en wensen van de verschillende betrokkenen in beeld: welk ultiem doel beogen de gemeente, gebruikers en eventuele derden (bijvoorbeeld een commerciële horeca-exploitant) met de ontwikkeling en exploitatie van de voorziening? Wie is bereid daarvoor een prijs te betalen: in geld (een investering of subsidie) of in tijd (inzet)? Wie streeft welke opbrengsten na? En wie kan en wil bepaalde risico’s lopen? Het antwoord op deze vragen schetst het speelveld waarin we de verantwoordelijkheid voor de MFA en de competenties om de MFA te exploiteren gelijkmatig verdelen. Het bepaalt of een gemeente de exploitatie van een MFA zelf ter hand neemt of deze op afstand plaatst bij een stichting waarin gebruikers verenigd zijn.

Businesscase

In de businesscase brengen we kosten en opbrengsten over de gehele levensduur met elkaar in balans. Daaronder vallen alle kapitaallasten die voortkomen uit de investering in het gebouw, de exploitatielasten om het gebouw en de bijbehorende voorzieningen in stand te houden (energie, onderhoud, schoonmaak, belastingen etc.), de lasten voor de bedrijfsvoering (denk aan personeel, administratieve lasten, ICT etc.) én alle mogelijke inkomsten uit verhuur, activiteiten, horeca en subsidies.

In een bloeiende MFA lopen de elementen van de businesscase enerzijds en de verdeling van verantwoordelijkheden en risico’s in het samenwerkingsmodel anderzijds met elkaar in de pas. Ze passen als sleutel en slot op elkaar. Het open en eerlijke gesprek over ieders belangen, aan het begin van de ontwikkeling van de MFA, zorgt voor een succesvolle voorziening die een impuls geeft aan de leefbaarheid van een dorp of wijk.