Bewaak koers en inhoud en stuur tijdig bij
De magie van succesvol projectmanagement, hoofdstuk 9.
16 juli 2025
Op koers blijven
Liggen we nog op koers?’ Dat is een vraag die elke zeiler onderweg stelt en net zo goed geldt voor projecten. We willen immers een gezamenlijk doel bereiken via een uitgestippelde route, compleet met duidelijke ‘waypoints’. Om deze koersvraag te kunnen beantwoorden, moet je weten wélke route is gekozen, waar je je nú bevindt en wat de belangrijkste eisen zijn voor het uiteindelijke resultaat.
Om deze vragen te beantwoorden, maken we gebruik van faseringen, planningen, inkoopschema’s, budgetten en kwalitatieve doelstellingen; de belangrijkste prestatieindicatoren van het project.
Je hebt natuurlijk niet constant een integraal overzicht van hoe het met al die indicatoren staat. Maar om je project te beheersen is het echt enorm belangrijk om, vooral in de ontwerpfasen, een uitgebreid fasedocument te maken. In dit document rapporteert elke discipline over de geproduceerde output en de verschillen ten opzichte van de gemaakte afspraken en de resultaten van de vorige fase. Dit geeft gedetailleerd inzicht in de verschillen in ruimtelijke en functionele oplossingen. Voldoen we aan de gestelde kwaliteitseisen en het gewenste comfort? Is de duurzaamheid van het gebouw conform de eisen? Zijn de bouwkosten onder controle, en wat zijn de exploitatiekosten gedurende de looptijd? Uiteraard hoort hier ook een advies bij ten behoeve van de besluitvorming en eventuele maatregelen om bij te gaan sturen.
Sluit je ogen niet voor de consequenties van je keuzes, duurzaamheid toont zich decennialang. Ben een goed rentmeester.
Wanneer ingrijpen?
Voor de projectmanager is er een minder tastbaar aspect in het proces. Wanneer zijn afwijkingen nog goed op te lossen in het vervolgproces en kun je een positief besluit nemen over het faseresultaat? En wanneer is het noodzakelijk om op de rem te trappen? Sommige integrale aanpassingen krijg je niet tijdens de rit opgelost, ondanks geruststellingen van verschillende kanten dat ‘het wel opgelost wordt’. Zaken lossen zelden ‘vanzelf’ op, want anders waren ze nooit ontstaan. De kernvraag is of het beter is om eerst een korte slag te maken en het probleem op te lossen voordat de besluitvorming over het faseresultaat plaatsvindt. In een snelkookpansessie kun je vaak binnen enkele weken een probleem effectief oplossen, waarna je ongestoord verder kunt werken aan de volgende fase van het project.
Welke aanpak het best is, blijft subjectief en is afhankelijk van de situatie. Het is eigenlijk meer een gevoel dat je opbouwt door de jaren heen. Dit is wat men noemt ervaring, maar zelfs dat biedt geen garanties, aangezien er altijd meerdere wegen naar Rome leiden.
Houd koers
Blijf je koers en inhoud scherp monitoren en pas je aanpak aan op basis van de ontwikkelingen
Eijkhagen College Landgraaf
Het Eijkhagen College in Landgraaf, gelegen in de regio Parkstad Limburg, is werkelijkheid geworden. De school beschikt over een nieuw, flexibel en energieneutraal gebouw, dat perfect aansluit bij de wensen en behoeften van zowel de school, de docenten als de leerlingen.
Renovatie van het oude gebouw uit 1974 was niet haalbaar; door constructieve problemen en de wens voor verduurzaming werd gekozen voor nieuwbouw.
Om in het ontwerpteam gezamenlijke ontwerpuitgangspunten te verkrijgen zijn we gestart met een paar integrale brainstormsessies, waarbij flexibiliteit, functionaliteit, comfort en duurzaamheid de belangrijkste thema’s waren. Echter, bij afronding van het Definitief Ontwerp bleek de gekozen constructieve flexibiliteit te duur. Daarop werd direct een brainstormsessie georganiseerd met het ontwerpteam, met als doel een betaalbaar constructief concept te ontwikkelen waarin de installaties passen, terwijl het gebouw zowel architectonisch als functioneel sterk blijft.
Na deze vruchtbare sessie hebben we in zes weken tijd het Definitief Ontwerp opnieuw uitgewerkt en het resultaat was financieel haalbaar en zelfs functioneel beter voor de school.
'De magie van succesvol projectmanagement' is een serie inzichten waarin HEVO praktijkervaring samenvat in tien compacte hoofdstukken. Dit is hoofdstuk 9 uit het boekje. Lees hier ook de andere hoofdstukken.
