22 juni 2020

Lessons learned van stadskantoor Venlo

Stadskantoor Venlo is een voorbeeld gebouw op het gebied van circulair (cradle-to-cradle), groen en gezond bouwen, waar op voorhand een businesscase voor is gemaakt. Een businesscase die keek naar de Total Cost of Ownership (TCO) in plaats van de gebruikelijke terugverdientijden. Een pionierstap waarbij de gemeente Venlo samenwerkte met BBN, Kraaijvanger, RoyalhaskoningDHV en C2C ExpoLAB om tot deze businesscase te komen.

Het stadskantoor is in 2016 in gebruik genomen. Nu, enkele jaren na de oplevering, heeft de gemeente Venlo aan HEVO B.V. gevraagd om te onderzoeken of de businesscase ook dusdanig uitwerkte als vooraf was bedacht. Dit was voor deze partijen de eerste keer dat een businesscase als dusdanig werd opgesteld. Deze businesscase was niet perfect, maar wel een inspiratiebron en een goede eerste stap. Door deze businesscase en project te laten onderzoeken willen wij lessen hieruit trekken zodat in de toekomst elke keer een extra stap kan worden gezet op dit vlak.

HEVO geeft hierover aan: ‘Het is in de bouwsector ongebruikelijk dat er een uitgebreide evaluatie wordt gehouden. Hooguit gebeurt dit bij de afronding van de bouwfase. Een evaluatie waarbij de resultaten uit de exploitatiefase worden vergeleken met de voorspellingen in de ontwerpfase komt nog minder voor. Het is dan ook te prijzen dat de gemeente Venlo met het project stadskantoor hier wel medewerking aan wil geven. Dit is namelijk een enorm belangrijke bron om te kunnen leren en nieuwe projecten beter uit te kunnen voeren.’

Lessons learned:

Maak een integrale businesscase waarin alle relevante kostenelementen zijn opgenomen.
Onderbouw de variabelen in de businesscase. Dit is nodig om achteraf de businesscase te kunnen verifiëren en controleren. Zorg ervoor dat je na een aantal jaren nog weet waar de gebruikte cijfers, de onderbouwing en redenatie waarom daarvan afgeweken is vandaan kwamen, onafhankelijk van de betrokken personen. Denk hierbij aan de werkwijze van systems engineering. Zorg ervoor dat brongegevens en bronverwijzingen zijn opgenomen.
De businesscase van stadskantoor Venlo (daterend van voor 2016) vergeleek een referentiegebouw met het stadskantoor Venlo op water en energie (1% van de werkgeverslasten). Inmiddels zijn we alweer stappen verder en kan restwaarde van materiaal, productiviteit en ziekteverzuim (95% van de werkgeverslasten) ook worden meegenomen. Stadskantoor Venlo heeft bij vele mensen de ogen geopend dat de businesscase rondom gezonde en productieve medewerkers (90% van de werkgeverslasten) nog interessanter is dan alleen kijken naar de terugverdieneffecten van sturen op energiebesparing, onderhoud en restwaarde van materialen.
Zorg ervoor dat er een integraal documentmanagementsysteem wordt toegepast, zodat alle informatie uit de bouw- en exploitatiefase achteraf toegankelijk is. Ondanks dat alle informatie digitaal voorhanden is, blijkt deze snel verloren te gaan.
Laat de complexe kostenramingen en terugverdientijden controleren door een onafhankelijke partij voorafgaand aan besluitvorming.
Wanneer vergelijkingen worden opgesteld tussen een duurzaam gebouw en een referentiegebouw dienen complete gebouw-energie-kostenmodellen toegepast te worden. Vergelijkingen op onderdelen/deelsystemen zijn namelijk niet zomaar bij elkaar op te tellen. Inmiddels zijn dit soort systemen beschikbaar in de markt.
Bij het maken van meerjarenonderhoudsplannen (MJOP’s) dient de totale (geplande) levensduur van het gebouw te worden opgenomen. Na aanbesteding van het onderhoud dienen deze aangepast te worden zodat ze aansluiten bij de werkelijk te verwachten kosten. Deze dienen in de begroting van de organisatie op jaarbasis opgenomen te worden.
Monitor en publiceer je werkelijke energiegebruik. Zorg dat het gehele energiegebruik bemeterd is voor de specifieke gebruiksdoeleinden. Beoordeel regulier het energieverbruik ten opzichte van het voorspelde verbruik en onderzoek wat de reden van het verschil is met mogelijke verbeteringen. Stuur actief op de realisatie van het energiebesparingsadvies.
Misschien wel de belangrijkste conclusie: zorg ervoor dat er iemand binnen de organisatie verantwoordelijk is voor het integraal beheer van informatie (datamanagement) en het leren van het gebruik. Iemand die makkelijk toegang heeft tot de (exploitatie)gegevens en aan de bel kan trekken als er afwijkingen geconstateerd worden. Dit kan ook nog eens een positief effect hebben op kostenbesparingen.

Voor het stadskantoor Venlo geldt dat de resultaten van de businesscase op hoofdlijnen klopten. Wanneer men echter keek naar afzonderlijke posten waren er her en der wat verschuivingen, sommige positief en sommige negatief, waardoor de totale som overeenkwam met de voorspellingen. Door dit achteraf te laten onderzoeken wordt de organisatie in staat gesteld om tijdig zaken op te pakken. En… een glazen bol waarin de toekomst te voorspellen is bestaat helaas niet, maar door elke keer de businesscase van circulaire en gezonde gebouwen een stapje verder te brengen, worden we in staat gesteld een businesscase te ontwikkelen die de besluitvorming met betrekking tot gezonde en circulaire gebouwen positief kan beïnvloeden.

HEVO, Willem Adriaanssen en Joris van den Berg
C2C ExpoLAB, Michel Weijers