Helder communiceren, stakeholders betrekken, besluitvorming goed organiseren; dát is bouwheerschap
De magie van succesvol projectmanagement, hoofdstuk 10.
17 juli 2025
Projecten realiseer je samen, met heel veel verschillende mensen. Het gaat niet alleen om ontwerpers, bouwers en gebruikers, maar ook om besluitvormers, toezichthouders en externe stakeholders, zoals omwonenden. Iedere betrokken partij heeft haar eigen belangen en wil op de hoogte zijn van wat er gebeurt; van het eerste idee tot de uiteindelijke ingebruikname.
De projectmanager moet daarvoor de ‘talen en dialecten’ van alle betrokkenen beheersen. Met elke partij moet op een passende manier gecommuniceerd worden, waarbij ze meegenomen worden in het proces van pril initiatief tot en met de ingebruikname.
Voor de projectmanager is het belangrijk om heel goed in beeld te hebben welke personen en groepen er zijn, welke informatie wanneer gedeeld kan en moet worden en hoe het sentiment is rondom de plannen.
Als je praat herhaal je wat je al weet, als je luistert leer je iets nieuws en kom je verder.
Weerstand
Zowel intern, bij de gebruikers, als extern kan er sprake zijn van weerstand. Want iedere verandering geeft ook onzekerheden en roept vaak vragen op voor wat het voor die desbetreffende persoon of organisatie gaat betekenen. Per definitie is een huisvestingsproject dan ook een opgave waarop de principes van verandermanagement van toepassing zijn. Als je zelf diep in de materie zit is het soms best lastig om de helicopterview te houden en in te zien wie wanneer welke informatie nodig heeft. Dit is een uitdaging, vooral wanneer er veel tijd verstrijkt tussen de verschillende fasen en de externe communicatie relatief laagintensief is.
Vertrouwen en transparantie; het belang van verwachtingen managen
Omwonenden kunnen het gevoel krijgen dat er ‘achter de schermen’ van alles bekokstoofd wordt of dat er niets gebeurt, terwijl het projectteam druk bezig is met inhoudelijke vraagstukken. Daarom is het cruciaal om verwachtingen continu en op een transparante manier te managen. Het continu op een goede manier managen van verwachtingen is dan ook als koorddansen op een slap koord; de projectmanager als evenwichtskunstenaar.
Helder sturen, succes realiseren
Huisvesting Waterschap Brabantse Delta Breda
De locatie van het nieuwe hoofdkantoor van Waterschap Brabantse Delta deed nogal wat stof opwaaien bij de bewoners uit de mooie wijk het Ginneken in Breda. Al jaren stond er een aaneenschakeling van lelijke paviljoenachtige gebouwen op het terrein naast kasteel Bouvigne. Dus hoezo gaat het waterschap nu alsnog een groot nieuw gebouw plaatsen? De wijkbewoners kregen het voor elkaar het landgoed als beschermde historische buitenplaats aan te merken. Dat gaf het waterschap minder beweegruimte voor de plannen. Door de bewoners en de monumentencommissie serieus als partners te zien en met hen in gesprek te gaan, hebben we de plannen iets aan kunnen passen en alsnog alle handen op elkaar weten te krijgen.
Onthoud: helder sturen betekent niet alles zelf doen, maar zorgen dat iedereen op de juiste manier bijdraagt en serieus wordt genomen. Zo realiseer je niet alleen een plan, maar ook een plangebied dat echt werkt, met respect voor bestaande sterke omgevingswaarden. Betrek de stakeholders vroegtijdig en ga met hen in gesprek. Samen kom je verder dan alleen.
'De magie van succesvol projectmanagement' is een serie inzichten waarin HEVO praktijkervaring samenvat in tien compacte hoofdstukken. Dit is hoofdstuk 10 uit het boekje. Lees hier ook de andere hoofdstukken.
