BeSeF® werkmethode
Hoe kunnen diverse maatschappelijke organisaties beter samenwerken in één gebouw?
Structuur en haalbaarheid voor samenwerking in één gebouw
Gemeenten en maatschappelijke organisaties kiezen steeds vaker voor gezamenlijke huisvesting in een multifunctionele accommodatie (MFA) of kindcentrum. Deze keuze biedt kansen voor samenwerking, versterking van maatschappelijke functies, efficiënt ruimtegebruik en kostenbeheersing, maar vraagt om duidelijke afspraken over beheer, exploitatie en eigendom. HEVO begeleidt opdrachtgevers bij de ontwikkeling van MFA’s met de BeSeF®-werkmethode; een gestructureerde aanpak die inzicht geeft in haalbaarheid en uitvoerbaarheid.
Hoe krijg je overzicht bij samenwerken in één gebouw?
Het realiseren van een MFA of kindcentrum is bestuurlijk en organisatorisch complex. Verschillende organisaties werken samen vanuit één gebouw, ieder met eigen doelen, financiering en verantwoordelijkheden. Zonder een helder proces ontstaat het risico op onduidelijkheid, financiële knelpunten of een gebouw dat onvoldoende aansluit bij het beoogde gebruik. De BeSeF®-werkmethode helpt organisaties en gemeenten om deze complexiteit te structureren en om weloverwogen keuzes te maken in een vroeg stadium.
Samenhang met gemeentelijk beleid en vastgoedsturing
MFA’s raken meerdere beleidsvelden, zoals accommodatiebeleid, sociaal beleid, vastgoedbeleid en financiën. Deze dienst sluit aan op integrale afwegingen binnen gemeentelijke programma’s en uitvoeringsagenda’s. Door vanaf de initiatieffase samenhang te organiseren tussen inhoud, organisatie en financiën, wordt voorkomen dat planvorming los komt te staan van beleid en exploitatie.
Onze aanpak:
de BeSeF®-werkmethode
De BeSeF®-werkmethode is ontwikkeld om samenwerking en gezamenlijke huisvesting gestructureerd vorm te geven. De aanpak richt zich op het expliciet maken van keuzes en consequenties en bestaat uit vijf samenhangende onderdelen:
- Beheer
Inzicht in het dagelijks gebruik van het gebouw en de verantwoordelijkheden voor beheer en onderhoud. - Exploitatie
Heldere afspraken over kosten, opbrengsten en de verdeling daarvan, zowel op korte als lange termijn. - Samenwerking
Duidelijkheid over de visie op samenwerking en de rollen, verantwoordelijkheden en besluitvorming van de deelnemende organisaties. - Eigendom
Analyse van mogelijke eigendomsconstructies en de gevolgen daarvan voor zeggenschap en risico’s. - Financiën
Inzicht in investeringen, exploitatiekosten en de financiële haalbaarheid van het multifunctionele concept.
Deze onderdelen worden in samenhang doorlopen en vormen de basis voor een gedragen besluitvorming.
Toepassing in verschillende typen MFA’s en kindcentra
BeSeF® wordt toegepast bij uiteenlopende vormen van MFA’s, zoals kindcentra, wijkvoorzieningen, cultuurhuizen, woon-zorgcomplexen en campussen. Afhankelijk van de context kan het gaan om één gebouw of een multifunctionele zone met meerdere gebouwen. Vaak zijn hierbij meerdere partijen betrokken, waaronder gemeenten, maatschappelijke organisaties, woningcorporaties en soms provincies.
Van visie naar een uitvoerbaar plan
Aan de hand van BeSeF® begeleidt HEVO het proces van gezamenlijke visievorming tot een concreet en uitvoerbaar kader. In combinatie met het opstellen van een Programma van Eisen en een businesscase worden ambities vertaald naar haalbare en toetsbare afspraken. De BeSeF®-werkmethode maakt zichtbaar onder welke voorwaarden samenwerking mogelijk is en of een MFA financieel en organisatorisch uitvoerbaar is.
Wat levert BeSeF® op?
BeSeF® biedt opdrachtgevers duidelijkheid over:
- Het samenwerkingsconcept en de onderlinge verhoudingen.
- De omvang, opzet en functionele inrichting van het gebouw.
- Het gebruik van de accommodatie en de bijbehorende beheersvorm.
- De eigendomsconstructie en de bestuurlijke en financiële consequenties.
- De verhouding tussen beschikbare ruimte en kosten.
- Het Programma van Eisen als basis voor verdere planvorming en realisatie.
Hierdoor kunnen gemeenten en organisaties onderbouwde besluiten nemen en risico’s tijdig beheersen.
Wanneer kiest u voor BeSeF®?
BeSeF® is passend wanneer gemeenten of maatschappelijke organisaties gezamenlijk huisvesting willen realiseren en behoefte hebben aan structuur, overzicht en onafhankelijke begeleiding. Met name in de initiatieffase van een MFA of kindcentrum helpt de BeSeF®-werkmethode om keuzes expliciet te maken en samenwerking te organiseren.
HEVO als strategisch en uitvoerend adviseur
HEVO ondersteunt gemeenten en maatschappelijke organisaties bij de ontwikkeling van MFA’s en gezamenlijke huisvesting. Met inhoudelijke expertise en proceservaring begeleiden wij het traject van visie tot uitvoerbaar plan, met oog voor beleid, haalbaarheid en samenwerking in de praktijk.
Ook interessant
Veelgestelde vragen
1. Hoe kunnen verschillende maatschappelijke organisaties samenwerken in één gebouw?
Samenwerking in één gebouw - zoals bij MFA’s of kindcentra - vraagt om duidelijke afspraken over gebruik, kosten en verantwoordelijkheden. Zonder structuur ontstaan snel misverstanden of financiële risico’s. Een gestructureerde aanpak helpt om deze samenwerking vanaf het begin goed te organiseren. De BeSeF®-werkmethode is hiervoor het antwoord.
2. Wat komt er kijken bij het ontwikkelen van een multifunctionele accommodatie?
Bij een MFA spelen niet alleen bouwkundige vragen, maar ook organisatorische en financiële keuzes. Denk aan samenwerking, exploitatie, eigendom en beheer. Door deze onderwerpen samen te bekijken, ontstaat inzicht in haalbaarheid en uitvoerbaarheid. De BeSeF®-werkmethode geeft inzicht en overzicht.
3. Waarom is gezamenlijke huisvesting vaak complex?
Elke organisatie heeft eigen doelen, budgetten en werkwijzen. Wanneer deze samenkomen in één gebouw, ontstaat complexiteit in besluitvorming en organisatie. De BeSeF®-werkmethode helpt om belangen inzichtelijk te maken en keuzes gezamenlijk te onderbouwen.
4. Hoe voorkom je problemen bij samenwerking in één gebouw?
Problemen bij kindcentra of MFA’s ontstaan vaak doordat afspraken te laat of niet expliciet worden gemaakt. Door in een vroeg stadium samen te werken aan een gezamenlijke visie en duidelijke afspraken, kunnen latere conflicten en financiële tegenvallers worden voorkomen. De BeSeF®-werkmethode is hiervoor een goede werkmethode.
5. Wie is verantwoordelijk voor beheer en exploitatie van een multifunctioneel gebouw?
Zonder vooraf vastgelegde afspraken is dit vaak onduidelijk. Beheer en exploitatie vragen om een heldere rolverdeling en financiële afspraken tussen de betrokken partijen. Een gestructureerd proces helpt om deze verantwoordelijkheden goed vast te leggen. De BeSeF®-werkmethode is hiervoor een goede werkmethode.
6. Hoe bepaal je of een multifunctioneel gebouw financieel haalbaar is?
Financiële haalbaarheid ontstaat door inzicht te krijgen in investeringen, exploitatiekosten en opbrengsten. Door verschillende scenario’s te vergelijken, wordt duidelijk onder welke voorwaarden samenwerking betaalbaar is. Dit voorkomt onrealistische plannen. De BeSeF®-werkmethode kan ondersteunend zijn.
7. Wat is het belang van eigendomskeuzes bij gezamenlijke huisvesting?
Eigendom bepaalt wie zeggenschap heeft en wie risico’s draagt. Verschillende eigendomsconstructies hebben uiteenlopende financiële en bestuurlijke gevolgen. Het is belangrijk deze keuzes bewust en onderbouwd te maken bij gezamenlijk gebruik van een gebouw. De BeSeF®-werkmethodiek is hierbij ondersteunend.
8. Hoe zorg je dat bij dubbelgebruik van het gebouw het gebruik aansluit bij alle organisaties?
Dit vraagt om duidelijke afspraken over functies, ruimten en gebruik. Door wensen en eisen van alle partijen samen te brengen, ontstaat een gebouw dat daadwerkelijk werkt in de praktijk. Dit vormt de basis voor verdere planvorming en kan via de BeSeF®-werkmethode worden gerealiseerd.
9. Wie kan helpen bij afspraken rondom het dubbelgebruik van een gebouw?
Externe begeleiding is zinvol wanneer meerdere partijen samenwerken en belangen uiteenlopen. Een onafhankelijke procesbegeleider helpt om structuur aan te brengen, keuzes expliciet te maken en het proces bestuurbaar te houden. HEVO heeft hiervoor de BeSeF®-werkmethode ontwikkeld.
10. Hoe kom je van idee naar een uitvoerbaar plan voor gezamenlijke huisvesting?
De stap van idee naar plan vraagt om een gestructureerde aanpak waarin samenwerking, financiën en gebouw samen worden bekeken. Door dit proces zorgvuldig te doorlopen, ontstaat duidelijkheid over haalbaarheid en vervolgstappen. De BeSeF®-werkmethodiek van HEVO is hierbij ondersteunend.