Hoe krijg je medewerkers weer naar kantoor zodat zij elkaar weer regelmatig ontmoeten en inspireren? Het is momenteel een van de meest gestelde vragen op de werkplek. Als het aan Kim Vermeulen (adviseur) ligt, moet je bij het begin beginnen.
24 april 2023
Wat is dat precies, het begin? Kim: ‘Het hebben van een visie. Daar begint het. We zien dat men vaak direct praktisch aan de slag gaat met het inrichten van het kantoor, het bepalen van het aantal vierkante meters en de locatie, maar het is cruciaal om eerst een goede visie neer te zetten. Naast de bestaande bedrijfsvisie en -missie is een aanvulling nodig voor wat betreft het thuiswerken, hybride werken en de inrichting van de werkplek.’
Volgens Kim is deze periode na de coronapandemie het moment voor een organisatie om een visie op het hybride werken te ontwikkelen. ‘Dit is hét momentum om samen met professionele begeleiding als bedrijf kritisch te kijken naar je huisvestingsvisie en deze toe te spitsen op het hybride werken. Het herijken van de visie op werken heeft grote waarde en biedt duidelijke handvatten voor het inrichten van de werkplek en het organiseren van de werkzaamheden.’
Het inventariseren van goede inspiratie en praktijkvoorbeelden is een belangrijk onderdeel bij het ontwikkelen van een visie. Kim: ‘We organiseren regelmatig een tour door Nederland, waarbij we per bus met een afvaardiging van de organisatie inspirerende projecten bezoeken. Dit geeft niet alleen de mogelijkheid inspiratie op te doen, het levert daarnaast nuttige gesprekken op met andere organisaties die dit proces al eens doorlopen hebben. De excursies kunnen bijdragen aan het verscherpen van de visie op hybride werken en geven een beeld hoe andere organisaties en ondernemers zijn omgegaan met dit proces. De gesprekken, indrukken en praktijkvoorbeelden dragen bij om met een open blik naar nieuwe inspirerende werkomgevingen te kijken. Een bezoek aan een referentieproject laat vaak zien dat de mogelijkheden breder zijn dan verwacht.’
Het is voor medewerkers van belang om op zoek te gaan naar een juiste balans tussen werken op kantoor en werken vanuit huis of elders. Dit kan voor iedere medewerker anders zijn.
Medewerkers weer naar kantoor krijgen is geen doel op zich. Kim: ‘Er kunnen incentives gegeven worden om naar kantoor te gaan of om de verspreiding over de week te verbeteren. Maar een gratis lunch of sportabonnement is niet een permanente, duurzame oplossing. Beter is de vraag te stellen ‘Hoe zorg je dat medewerkers naar kantoor willen komen?’. Dan kom je uit bij intrinsieke motivatie. De werkplek moet een nuttige en fijne plek zijn om heen te gaan, een plek die bijdraagt aan je werkzaamheden. Een werkplek die de (spontane) ontmoeting en kennisdeling tussen collega’s faciliteert. Intrinsieke motivatie komt vanuit medewerkers die zich verbonden voelen met de organisatie en achter de organisatiedoelen staan. Een goede visie ontwikkelen is daaropvolgend een belangrijk proces.’
Kim organiseert meerdere keren per jaar kennissessies over het hybride werken en schreef meerdere publicaties en de whitepaper ‘Het nieuwe hybride werken'.
