Gemeente Maashorst: twee culturen, één gebouw
De uitdaging: realiseer voor twee fuserende gemeenten één nieuwe werkomgeving in een bestaand gemeentehuis en houd ‘de tent open’.
15 december 2022
Voordat de fusie van de gemeenten Uden en Landerd in gemeente Maashorst officieel was, moest er al een ontwerp op tafel liggen voor een passende huisvesting voor de nieuwe gemeentelijke organisatie. Dat betekende dat twee colleges en twee raden het eens moesten worden. Het was niet de enige uitdaging bij de realisatie van het gemeentehuis voor de gemeente Maashorst.
Tijdens de fusiegesprekken tussen de gemeenten Uden en Landerd, was iedereen het erover eens dat er één huisvesting moest komen voor de ambtenaren van de nieuwe gemeente Maashorst. Het meest logisch was om daarvoor het gemeentehuis van de (voormalige) gemeente Uden te verbouwen; Uden is de grootste kern van de gemeente Maashorst en het gemeentehuis had ruimte genoeg voor 140 extra ambtenaren. De ontwerpfase van het gemeentehuis vond plaats ruim voordat de fusie een feit was. Dat betekende dat twee gemeenteraden, twee burgemeesters en twee dagelijkse besturen tot overeenstemming moesten komen over het ontwerp. ‘De gemeente Uden en de gemeente Landerd hadden ieder een heel eigen cultuur', vertelt Huub van den Hurk, projectleider gemeentelijk vastgoed. ‘Het was daarom een uitdaging om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen.’ ‘Door iedereen goed te informeren kregen Bram Brouwers, destijds de verantwoordelijk projectmanager van de gemeente, en ik dat voor elkaar’, zegt Mark van der Vliet, senior projectmanager van HEVO. ‘We hebben presentaties gehouden voor de raden, en er waren bijeenkomsten in teams waar ambtenaren feedback konden geven en vragen konden stellen. Wanneer je iedereen bij de plannen betrekt, verloopt alles soepeler.’
Hybride werken
Uitgangspunt in het ontwerp was dat in het vernieuwde gemeentehuis hybride wordt gewerkt. Ambtenaren werken in principe drie dagen op kantoor en twee dagen thuis. De ambtenaren hebben geen eigen kamer of bureau meer, maar werken met hun team op een afdeling waar plekken zijn gecreëerd die passen bij de werkzaamheden. Zo zijn er open werkplekken, concentratiewerkplekken, samenwerkplekken en belcellen. Daarnaast zijn de vergaderruimten aangepast voor hybride vergaderen zodat thuiswerkers ook kunnen deelnemen.
Verbouwen met de 'tent open'
In oktober 2021 begon de renovatie en op 1 januari 2022 fuseerden de gemeenten. De ambtenaren moesten toen met nieuwe teamleiders en in nieuwe teams overgaan op hybride werken. ‘Daar bovenop kwam die verbouwing, dus dat was behoorlijk heftig’, zegt Huub van den Hurk. ‘Een geluk bij een ongeluk was dat iedereen vanwege corona al wat gewend was aan hybride werken’, vertelt René Bladder, die vanaf januari ambtelijk opdrachtgever werd voor het project binnen de gemeente Maashorst.
‘De verbouwing vond plaats terwijl de ambtenaren in het gemeentehuis hun werk moesten kunnen doen’, vertelt Mark van der Vliet. ‘Daarom voerden we de verbouwing in drie fasen uit. De uitdaging was om voldoende werkplekken te houden. Op een gegeven moment was nog maar 25% van het vloeroppervlak beschikbaar. Toen hebben we een verhuisschema gemaakt met als uitgangspunt dat de ambtenaren die er werkten maximaal één keer van plek moesten verhuizen. Hiervoor hebben we ook een gedeelte van het stadhuis in Landerd ingezet. De nieuwe raad vergaderde van januari tot het einde van de zomer op een andere locatie. Zodra in het gerenoveerde gemeentehuis een fase was afgerond, werd deze ruimte meteen in gebruik genomen. René Bladder: ‘De werknemers zijn erg tevreden over hun nieuwe werkomgeving, maar we krijgen natuurlijk ook allerlei tips en ideeën. Als alles af is, gaan we inventariseren wat er eventueel nog kan worden verbeterd.’
Belangrijk was dat de burgers zo min mogelijk last hadden van de verbouwing. Publiekszaken moesten gewoon doorlopen, en op een veilige manier. Toen de entree en de bestaande publiekszone werden aangepakt, konden de bewoners in een ander tijdelijk verbouwd deel van het gebouw terecht. Huub van den Hurk: ‘De burgers konden altijd hun zaken regelen. In een weekend is de afdeling terugverhuisd, en die maandag daarna konden we de burgers al op het nieuwe publieksplein ontvangen.’
Belangrijk was dat de burgers zo min mogelijk last hadden van de verbouwing.
Open en transparant
Aan de buitenkant van het gemeentehuis is nauwelijks te zien dat er binnen een grootscheepse verbouwing heeft plaatsgevonden. Verdwenen zijn de lange gangen, de werkkamertjes en de donkere raadzaal. Het gerenoveerde gemeentehuis is open, transparant en nodigt uit tot ontmoeten. De oude raadzaal is omgetoverd tot een werkcafé, en de nieuwe raadzaal is een hoge lichte ruimte waar de akoestiek optimaal is en waar ook kan worden overlegd of geluncht.
In het ontwerp was veel aandacht voor duurzaamheid, klimaat en akoestiek. De bestaande installatie is verduurzaamd met de mogelijkheid om die later aan te sluiten op een WKO-installatie. Zoveel mogelijk meubilair is opnieuw gebruikt, en het hout van de oude kozijnen is verwerkt in het lattenplafond van de pantry’s. ‘In de zomer liep de temperatuur in het pand hoog op omdat het niet was voorzien van airco’, vertelt Huub van den Hurk. ‘Daar is een flinke klapper in comfort gemaakt. Ook de akoestiek is nu veel beter. Op verschillende plekken zijn geluiddempende wanden geplaatst. En het leuke is dat die zijn voorzien van foto’s die iets laten zien van de gemeente Maashorst, gemaakt door een plaatselijke fotograaf.’
In december is de laatste vleugel af en dan verhuizen de laatste teams naar dit pand. Er zullen nog wat puntjes op de i moeten worden gezet, maar begin 2023 is het feest. René Bladder: ‘Dan houden we een open dag voor de burgers van de gemeente Maashorst. Die zijn heel benieuwd hoe hun nieuwe gemeentehuis eruitziet.’
Relatiemagazine
Dit artikel is opgenomen in ons relatiemagazine 360°, najaar 2022.
Verder lezen
