Razendsnelle huisvesting gemeente Altena

22 mei 2019

Per 1 januari van dit jaar zijn de gemeenten Aalburg, Werkendam en Woudrichem samengegaan in de nieuwe gemeente Altena. HEVO begeleidde de realisatie van de nieuwe huisvesting voor de gemeente, met onder meer een nieuw gemeentehuis in Almkerk. De huisvesting kwam in negen maanden tot stand. Aan de basis lag een visie op de dienstverlening aan de burgers en de manier van werken in de organisatie. Gemeentesecretaris Annette van der Werf en teammanager Projectbureau Ron Boterblom kijken terug op een proces dat zich kenmerkte door een strakke organisatie, veel flexibiliteit en een goede collegiale samenwerking.

Werken vanuit een visie 

Van der Werf: ‘Het huisvestingsconcept van Altena is afgestemd op onder meer het dienstverlenings­concept en de organisatiefilosofie. In de dienstverlening werken wij zoveel mogelijk digitaal. Kan dat niet, dan gaan we bij inwoners op bezoek of maken een afspraak bij hen in de buurt. We laten ook documenten thuisbezorgen. Bij de organisatiefilosofie staat centraal dat het werk wordt georganiseerd vanuit opgaven. Aan een opgave kleven meestal verschillende aspecten, bijvoorbeeld gezondheid, huisvesting en milieu. Medewerkers uit verschillende disciplines vormen dan een gelegenheidscoalitie om eraan te werken. Dat kan zelfs samen met inwoners. Van ‘buiten naar binnen’ werken is namelijk een belangrijk principe. Belangrijk uitgangspunt bij de huisvesting was verder dat de totale huisvestingskosten na de fusie niet hoger mochten zijn dan daarvóór.’ Boterblom: ‘Voorheen hadden de drie gemeenten elk een eigen gemeentehuis. Altena heeft één centraal gemeentehuis in het voormalige kantoor van de Rabobank in Almkerk. Dit kwam op het juiste moment beschikbaar en ligt in het midden van de gemeente. Er werken hier zo’n tweehonderdvijftig ambtenaren. Daarnaast is er een tijdelijke locatie in het voormalige gemeentehuis van Aalburg. En er zijn vier wijklocaties in Aalburg, Woudrichem, Werkendam en Hank. Verder zijn er nog werven voor de collega’s van de buitendienst. In totaal werken er ongeveer vierhonderd mensen voor de gemeente Altena.’ Van der Werf: ‘De invulling van de locaties sluit aan op ons dienstverleningsconcept. Het gemeentehuis is bedoeld voor laagfrequente dienstverlening, zoals een paspoort of rijbewijs. De tijdelijke locatie wordt bemenst door de informatievoorziening en uitvoerders in het sociale domein. De beleidsmakers in het sociale domein zitten in het gemeentehuis, vanwege de noodzakelijke verbinding met andere disciplines. De wijklocaties zijn bestemd voor hoogfrequente dienstverlening op het gebied van bijvoorbeeld zorg en bouwvergunningen. Ambtenaren spreken hier met burgers.’ 

Organisatiefilosofie 

Van der Werf: ‘Altena heeft nadrukkelijk gekozen voor flexwerken. Dat zorgt voor een betere bezetting en bevordert de samenwerking. Door middel van het activiteitgerelateerd werken faciliteren we werkplekken die passen bij verschillende typen werkzaamheden. Er is een onderscheid tussen rust, ruis en rumoer. Rust staat voor stilteplekken waar mensen geconcentreerd kunnen werken, ruis voor een open omgeving waar mensen kunnen werken, praten en bellen, rumoer voor open overleg en ontmoeting bij de zithoekjes zoals rond het koffie-apparaat. Verder zijn er zestien vergaderruimten.’ Boterblom: ‘De medewerkers kunnen elkaar zo in het gemeentehuis makkelijk ontmoeten. Je ziet door de open inrichting snel waar iemand zich bevindt en dat bevordert het overleg. Sommige taken zijn gebonden aan een vaste plek zoals het klantcontactcentrum en de balies voor burgerzaken. Daar zijn eigen en deels afgescheiden ruimten voor. Ook collega’s van bijvoorbeeld de financiële administratie zijn veelal op dezelfde plek te vinden.’ Van der Werf: ‘De vijf wethouders hebben geen eigen werkplek. Er is in het gebouw wel een vlek die specifiek is bestemd voor het gemeentebestuur. Daar bevinden zich ook de vier vergaderkamers waar zij gebruik van maken. Ook de directie heeft geen vaste werkplekken. Alleen de burgemeester heeft een eigen kamer, mede vanwege zijn representatieve functie.’ 

Thuisbasis

Van der Werf: ‘Medewerkers kunnen bij flexwerken wel eens een eigen plek missen. Wij wilden daarom in het nieuwe kantoor onze medewerkers een thuisbasis bieden. Altena is een platte organisatie. Toch werken wij bewust met zeventien teams. Deze geven mensen het gevoel ergens bij te horen.’ Boterblom: ‘Elk team heeft één of twee teamkasten en daarnaast kasten voor de teamleden, met voor ieder lid een halve strekkende meter ruimte. Het idee is dat teams zich rond die kasten verzamelen. Dat hoeft niet, maar de kans is wel groot dat je rond de kasten je directe collega’s vindt. Daarbij zijn de kasten van teams die veel samenwerken dicht bij elkaar gezet.’ 

Ik ben blij met de inzet van HEVO. Als gemeente heb je niet de expertise en tijd om dit goed te regelen en dat moet je ook niet willen. Annette van der Werf

Razendsnel 

Boterblom: ‘Het moeilijkste aspect van de operatie was de politieke besluitvorming en het aankoopproces van het pand. Aanvankelijk zou de gemeente één verdieping van 1.000 m² huren in het gebouw, maar de Rabobank ging vervolgens inkrimpen. Uiteindelijk heeft de gemeente het kantoor gekocht en gebruikt de bank nog maar 110 van de 3.600 m². Maar het was lang onduidelijk hoeveel werkplekken we konden inrichten in het kantoor. Het definitieve koopbesluit viel in maart 2018; er waren toen nog negen maanden voor de verbouwing en verhuizing, inclusief de voorbereidingen. Bij die voorbereidingen hoorde ook het creëren van een nieuwe plek voor de Rabobank. Die maakt met ongeveer twintig medewerkers nog gebruik van het gebouw. Ze hebben een eigen werkruimte, maar delen met ons de entree, vergaderkamers, het sanitair en het bedrijfsrestaurant.’ Van der Werf: ‘Omdat het pand nog jong is en daardoor past bij de eisen van deze tijd en bovendien een hoog afwerkingsniveau heeft, bleef het bedrag van de verbouwing ruim onder de drempel waarboven we Europees hadden moeten aanbesteden. We konden daardoor de aannemer inschakelen die dit pand zeven jaar geleden heeft gebouwd. Hij had de vereiste lokale betrokkenheid en flexibiliteit om dit in een recordtijd voor elkaar te krijgen.’

Werkgroepen

Boterblom: ‘Zes werkgroepen bogen zich over respectievelijk de facilitaire zaken, de ICT, de nieuwe manier van werken, de verbouwing van het gemeentehuis, de inrichting van de andere locaties en de verhuizing zelf. Ze hebben er keihard aan gewerkt. Ik kan me nog herinneren dat in de kerstvakantie een teammanager zelf stond te stofzuigen, omdat anders de bureaus niet konden worden geplaatst.’ Van der Werf: ‘Op 2 januari hebben we met een feestelijke bijeenkomst het nieuwe gemeentehuis in gebruik genomen. Vanuit de naastgelegen bioscoop maakten teams een voor een onder begeleiding van hun manager een rondje. Dat was een mooie manier om als nieuw team te starten en de knop om te zetten naar de nieuwe situatie. Het was een groot feest; een dergelijke mijlpaal moet je altijd markeren en vieren.’ Boterblom: ‘Op 3 januari kwamen de burgers voor het eerst langs voor een paspoort of rijbewijs. Omdat we twee weken dicht waren geweest, was er meteen een grote aanloop. Dat verliep met de nodige opstartproblemen, maar uiteindelijk was het gevoel in die eerste week geweldig. De grote druk vloeide weg. Twee dingen waren vooral spannend geweest. Zijn alle materialen wel op tijd in deze gespannen bouwmarkt? En wat gebeurt er op 3 januari? Je wilt toch niet een krantenkop zien dat de gemeente heeft geblunderd en tweehonderd_ vijftig medewerkers niet hun werk kunnen doen.’ 

Functioneren 

Boterblom: ‘De organisatie werkt zoals we hadden gehoopt. Mensen weten elkaar snel te vinden. De gevoelsmatige onderlinge afstand is kleiner geworden. Of de huisvestingskosten niet hoger zijn dan voorheen, moet nog blijken. We hebben nog geen zicht op de variabele kosten, zoals de energie­lasten. Het helpt wel dat in dit kantoor veel is gedaan aan energiebesparing. Op het dak liggen zonnepanelen, de verwarming gebeurt met warmtekoudeopslag in de bodem en het gebouw is triple A geïsoleerd.’ Van der Werf: ‘Het gebouw is te klein om al onze medewerkers op één locatie te huisvesten, maar dat wisten we van tevoren. We hebben een flexibele raadszaal met mobiel raadsmeubilair, die bij elke vergadering opnieuw wordt ingericht. Dan knelt het dat we weinig opslagruimten hebben. En het zou fijn zijn als ook onze collega’s die nu vanuit de tijdelijke locatie in Aalburg werken Almkerk als uitvalsbasis hebben. Gelukkig heeft het pand wel mogelijkheden om uit te breiden.’ 

Rol HEVO

Van der Werf: ‘Ik ben blij met de inzet van HEVO. Als gemeente heb je niet de expertise en tijd om dit goed te regelen en dat moet je ook niet willen met dergelijke weinig voorkomende taken. Ik heb HEVO ervaren als meedenkend en praktisch, bijna collegiaal. Het bureau heeft een goed gevoel voor de behoeften die bij gemeenten leven en kent de markt goed.’ Boterblom: ‘HEVO heeft in dit traject op meerdere borden tegelijk moeten schaken. Dat vroeg om flexibiliteit en een strakke planning en organisatie. Zonder HEVO waren het nieuwe werkplekconcept, de verbouwing en verhuizing wellicht wel gelukt, maar zeker niet in zo’n extreem korte tijd. Voor zowel de voorbereiding als het functioneren van dit kantoor na de ingebruikname geef ik een dikke negen.’

Relatiemagazine

Dit artikel is opgenomen in ons relatiemagazine 360°, voorjaar 2019.

Ook interessant

---