Herhuisvesting
fusie­gemeente Altena

Dienstverlening

Voorheen hadden de drie gemeenten elk een eigen gemeentehuis. Het nieuwe huisvestingsconcept van Altena is afgestemd op onder meer het dienstverleningsconcept en de organisatiefilosofie. In de dienstverlening werkt de gemeente Altena zoveel mogelijk digitaal. Indien dat niet mogelijk is, gaat men bij de inwoners op bezoek of wordt een afspraak gemaakt bij hen in de buurt. Ook worden documenten thuis bezorgd. Een belangrijk uitgangspunt bij de huisvesting was dat de totale huisvestingskosten na de fusie niet hoger mochten zijn dan daarvóór.

Nieuwe situatie

De gemeente Altena heeft één centraal gemeentehuis in het voormalige kantoor van de Rabobank in Almkerk waarin voor ongeveer 250 ambtenaren werkplekken zijn voorzien, alsmede een bestuurscentrum en een raadszaal. Naast een tijdelijke locatie in het voormalige gemeentehuis van Aalburg zijn er vier wijklocaties in Aalburg, Woudrichem, Werkendam en Hank. In totaal werken er ongeveer 400 mensen voor de gemeente Altena.

Flexwerken

De gemeente Altena heeft nadrukkelijk gekozen voor flexwerken om onder meer onderlinge verbinding, samenwerken en ontmoeten te stimuleren; de gemeente wil immers zo snel mogelijk van drie organisaties één nieuwe organisatie smeden. Door middel van het activiteitgerelateerd werken worden werkplekken gefaciliteerd die passen bij verschillende typen werkzaamheden. Er is een onderscheid tussen werkplekgebieden waarin rust, ruis of rumoer heerst. Rust staat voor stilteplekken waar mensen geconcentreerd kunnen werken, ruis voor een open omgeving waar mensen kunnen werken, praten en bellen, rumoer voor open overleg en ontmoeting bij de zithoekjes zoals rond het koffieapparaat. Deze 'mensgerichte’ werkplekken zijn ingericht volgens de principes van Office2Flow.

Duurzaam

Door gebruik te maken van een bestaand gebouw, worden meerdere duurzaamheidsvoordelen behaald: vermindering van de milieubelasting omdat geen nieuwbouw gerealiseerd hoefde te worden en het voorkomen van mogelijke leegstand, waardoor de leefbaarheid in de wijk behouden blijft.

Het voormalige pand van de Rabobank is jong en duurzaam en past daardoor bij de eisen van deze tijd. Bovendien heeft het een kwalitatief hoogwaardig afwerkingsniveau. Het pand is deels verbouwd en aangepast naar de wensen van de gemeente Altena. Een klein deel van het gebouw wordt nog gebruikt door ongeveer 20 medewerkers van de Rabobank. Ze hebben een eigen werkruimte, maar delen de entree, vergaderkamers, het sanitair en het bedrijfsrestaurant.

Brede dienstverlening

Onze brede dienstverlening bestond uit het projectmanagement, het procesmanagement en het bijeenbrengen van meerdere partijen met verschillende belangen. Aansluitend hebben wij met de werkgroep een onderzoek verricht naar de mogelijkheden om de huisvesting te verduurzamen. Vervolgens stelden wij het werkconcept op, uitgewerkt in een Programma van Eisen. Daarna hebben we diverse scenariostudies uitgewerkt voor het huisvestingsconcept (Office2Flow) en geïmplementeerd, de gemeente Altena begeleid bij de aankoop van het pand van de Rabobank en de verbouwing georganiseerd.

Uniek in dit vraagstuk was de korte doorlooptijd. In april 2018 is het besluit genomen voor het scenario aankoop Rabobank-kantoor en 2 januari 2019 wilde de gemeente operationeel zijn. Door met elkaar een slim proces in te richten is dit gelukt en werden de medewerkers van de gemeente Altena op 2 januari 2019 door burgemeester en secretaris welkom geheten in het nieuwe gemeentehuis.

Relatiemagazine

In ons relatiemagazine 360°, voorjaar 2019, is een artikel opgenomen over dit project met als titel 'Razendsnelle huisvesting'.