De complexiteit van werkplekbezetting ontcijferd
Ruimte versus beleving
15 april 2024
Deze week kwam het weer ter sprake: ‘Ja, onze mensen zeggen altijd dat er geen plek is, maar onze bezettingsgraadmeting vertelt ons iets heel anders! We hebben helemaal geen bezettingsprobleem, we zitten juist te ruim in ons jasje en kunnen prima terug in vierkante meters.’
Dit is een veelgehoorde uitspraak, waar echter niet noodzakelijkerwijs mee ingestemd wordt. In dergelijke situaties spelen twee belangrijke variabelen een rol: de beleving van de gebruiker en de objectieve cijfers. Wanneer cijfers een lagere bezetting aantonen dan de gebruikers ervaren, wordt vaak geconcludeerd dat de gebruikers het bij het verkeerde eind hebben, en wordt zelfs besloten om het kantooroppervlak te reduceren. Echter, verdwijnt daarmee ook de beleving van de gebruiker?
Een meer pertinente vraag is de oorsprong van deze gebruikersbeleving. Dit is een aspect dat eveneens belangrijk is in de evaluatie van kantoorbezetting. Hoewel bezettingscijfers een waardevol hulpmiddel zijn om de werkelijke bezetting te meten, vormen ze slechts een onderdeel van de benodigde informatie voor weloverwogen besluitvorming. De perceptie van medewerkers is hierin minstens zo essentieel. Het is cruciaal om deze gevoelens serieus te nemen in plaats van te proberen ze met cijfers te negeren.
Gevoel is net zo belangrijk als harde cijfers. Eefke Winkelmolen, adviseur
Het probleem draait om het gevoel van drukte. De vraag waar dit gevoel vandaan komt, is complex en nog niet uitgebreid onderzocht. Er zijn echter verschillende mogelijkheden die dit kunnen verklaren:
1. Inrichting en design
De opzet van een gebouw kan een vertekend gevoel van drukte geven. Lage plafonds, beperkt daglicht en het gebruik van donkere kleuren kunnen de illusie wekken dat een ruimte kleiner en voller is dan in werkelijkheid. Het resultaat is dat er misschien genoeg fysieke ruimte beschikbaar is, maar de inrichting doet anders vermoeden.
2. Beschikbaarheid van geschikte werkplekken
De ideale werkplek is niet altijd beschikbaar. Of het nu gaat om geconcentreerd werken, informeel samenwerken of een formele setting, de juiste plekken lijken schaars. Niemand wil bijvoorbeeld met de rug naar de deur zitten of direct naast een drukke looproute. Voorkeursplekken zijn vaak bij het raam, in rustige hoeken, of waar het licht niet hinderlijk is. Wanneer veel van deze ‘fijne’ plekken ontbreken, kan het snel voelen alsof er geen goede werkplekken zijn.
3. Samenwerking en sociaal contact
De mogelijkheid om dicht bij directe collega’s of gewenste teamgenoten te zitten speelt een cruciale rol in werkplezier en efficiëntie. Sociaal contact, zoals een lach of een gesprek tijdens een korte mentale pauze, is onmisbaar. Zonder dit element voelt werken op locatie net zo isolerend als thuiswerken. Dit benadrukt waarom een opmerking als ‘op de vijfde verdieping is er plek’ niet voldoet; het gaat niet alleen om een vrije stoel, maar om de kwaliteit van de werkomgeving.
Veranderingen post corona
Het is een bekend gegeven dat de pandemie heeft geleid tot meer thuiswerk en een verminderde behoefte aan fysieke kantoorruimte. Hoewel het logisch lijkt om op basis van bezettingsgraden te besluiten tot inkrimping van de kantoorruimte, is dit te simplistisch. Een brede, integrale kijk op huisvesting, die rekening houdt met alle gebruiksperspectieven, is essentieel voor het maken van goed onderbouwde beslissingen.
Ook interessant
Merk je ook een discrepantie tussen de gemeten bezettingsgraad en de ervaringen binnen je organisatie? Laten we dit gezamenlijk onderzoeken.
Neem dan contact op met: