Gezonde en gelukkige medewerkers. Dat is het doel van iedere organisatie en een van de belangrijkste uitgangspunten in het ontwikkelen van de werkomgeving. Maar hoe neem je de wensen en eisen van medewerkers op een goede manier mee in het ontwerpproces?
4 maart 2024
Mensen die zich goed voelen in de werkomgeving en goed gefaciliteerd worden zijn gezonder en productiever. In een gezonde werkomgeving staat de mens dus ook centraal. Alles is afgestemd op het werkproces en bevordert het contact tussen mensen. Daarbij komen ook factoren naar boven als het binnenklimaat, veiligheid, geluid, licht, uitzicht, maar ook planten, ruimten die uitnodigen om te bewegen, het kunnen kiezen uit verschillende soorten ruimten voor verschillende activiteiten, de inrichting van de ruimte en het materiaalgebruik. Dat zijn veel variabelen en vraagt om gedegen onderzoek in een vroegtijdig stadium om een optimale balans tussen deze variabelen te realiseren.
De input van de medewerkers is daarbij van cruciaal belang. Immers, zij zijn degenen die de context kunnen scheppen rondom de manier van werken, de (gewenste) sfeer en gevoeligheden op de werkvloer en het reilen en zeilen van de organisatie. Alleen, op welke manier haal je deze input op? Henry Ford zei ooit: ‘If I had asked people what they wanted, they would have said faster horses’. Daarmee wordt bedoeld dat de oplossing voor een probleem ook buiten de denkkaders van de mens kan liggen. Dat roept de vraag op of men in staat is te herkennen (en te communiceren) wat men nodig heeft om gelukkig en gezond te werken.
Het is de taak en verantwoordelijkheid van de huisvestingsadviseur om grondig aandacht te besteden aan het definiëren van de opdracht en te achterhalen hoe gezondheid en werkgeluk gestimuleerd kunnen worden. Uiteindelijk betekent dat dat een combinatie van kwalitatieve en kwantitatieve analyses uitgevoerd wordt, om te komen tot een Programma van Eisen dat daadwerkelijk aansluit bij de behoeften van de gebruiker. Om dat op een goede manier te doen vanuit HEVO enkele tips om daarmee om te gaan:
Op de juiste manier een vraag stellen doet al veel in het scheppen van verwachtingen. Door bijvoorbeeld te vragen welke werkzaamheden iemand/een afdeling heeft, krijgt de adviseur inzicht in noodzakelijke voorzieningen om deze activiteiten te ondersteunen en kan hij dit vertalen naar een ruimtelijke behoefte. De vraag welke ruimten iemand nodig heeft om zijn werk goed te doen, schept de verwachting dat deze ruimten er ook daadwerkelijk gaan komen. De vraag hoe vaak iemand vergadert is anders dan de vraag hoeveel vergaderruimten er nodig zijn. Aandacht besteden aan het stellen van de juiste vraag is cruciaal.
Als adviseur heb je meer informatie voorhanden dan de gemiddelde medewerker, bijvoorbeeld op het gebied van budgettering en de bijbehorende businesscase. In een vroegtijdig stadium wordt gedefinieerd wat het doel van de werkomgeving is. De adviseur dient uit de input te kunnen filteren wat daadwerkelijk bijdraagt aan het behalen van het doel (must-haves) en welke aanvullende zaken het doel verrijken (nice-to-haves).
In het bevragen van de gebruiker komt het voor dat de wensen van de gebruiker worden opgehaald. Deze wensen kunnen zeer uiteenlopend zijn. Zo wil de een meer concentratiewerkplekken, terwijl de ander aangeeft meer behoefte te hebben aan ruimte voor ontspanning en spel. Of wil iemand een gezamenlijke lunchruimte, terwijl de ander de catering volledig weg zou halen. Men redeneert in zo’n geval veelal vanuit zijn eigen kader. Het is aan de adviseur om kritisch te blijven waarom en vanuit welk kader bepaalde antwoorden worden gegeven.
Door langer stil te staan bij de wensen en eisen die de gebruiker heeft ten aanzien van de werkomgeving, zijn we steeds beter in staat om werkomgevingen te realiseren die daadwerkelijk aansluiten bij de gebruiker.
In alle stadia van de huisvestingscyclus - van strategie en haalbaarheid, via creatie en realisatie tot en met implementatie en gebruik - staan de experts van HEVO u terzijde met advies, tools en concrete diensten, waarvan het Risicodragend Projectmanagement (RPM) ongetwijfeld de meest bekende is.
