16 maart 2022

Vanaf de start van de aanbesteding met alle partijen, inclusief de onderhouds­partijen, intensief samenwerken: dat is uniek in de bouwwereld. Maar deze innovatieve aanpak werkt wél! Dat is de ervaring van opdrachtgevers, bouwleveranciers en HEVO. Wij ontwikkelden deze nieuwe contractvorm en hebben deze in de markt gezet om zo het Integraal Kindcentrum Groenhouten in Leusden te realiseren.

Het spannende aan de nieuwe samenwerkingsvorm was eigenlijk dat het zowel voor mij als voor HEVO nieuw was. Ik had al veel ervaring met andere projecten maar gedwongen door de omstandigheden van de markt, waren voor dit project andere keuzes noodzakelijk. Wichert Eikelenboom, (voormalig) lid College van Bestuur Stichting Voila

Hoe eerder, hoe beter

De gedachte achter het integrale UAV-GC bouwteam is dat het inhoudelijk, organisatorisch en financieel meerwaarde heeft om al vanaf het beginstadium samen te werken. ‘Hoe eerder, hoe beter’, vat projectmanager Lizet Geertsma samen. ‘We hebben heel bewust de uitvoerende kennis naar voren gehaald, net zoals bij een Design & Build-traject. Bij een Design & Build-traject maken de bouwteams een Voorlopig Ontwerp tijdens de aanbesteding op basis van een Vraagspecificatie. Dat geeft helderheid en duidelijkheid in de selectie van de aannemers op basis van hun inschrijving, maar vraagt ook om een forse investering van de deelnemende consortia. Zo hadden wij voor Stichting Voila al zeer succesvol een DDBME-aanbesteding georganiseerd voor MFC Atria. In de huidige markt was dat echter niet meer haalbaar. Stichting Voila daagde ons uit om te komen met een innovatieve aanpak, waarbij dezelfde meerwaarde wordt bereikt, maar in een ander proces. Wij hebben daarbij een slimme combinatie ontwikkeld van een bouwteam-aanpak in de context van een integraal contract volgens de UAV-GC. Bij het integrale UAV-GC bouwteam selecteer je niet op basis van de output (het Voorlopig Ontwerp en het bijbehorend kostenplaatje), maar op basis van de integrale visie van het consortium en het taakstellend budget. We daagden inschrijvers uit om op basis van het Programma van Eisen tijdens een concurrentiegerichte dialoog zo goed mogelijk antwoord te geven hoe ze inhoudelijk, financieel en organisatorisch de visie van de opdrachtgever zouden vertalen in een proces én ontwerp. 

Ik denk dat een gedegen Programma van Eisen een belangrijke voorwaarde is om een integraal bouwteam goed te laten functioneren. Het bouwteam moet weten wat de belangrijke uitgangspunten van de gebruikers zijn. Verder moet het bouwteam open staan voor input vanuit de gebruikers en zich ten dienste van hen willen opstellen. Wichert Eikelenboom, (voormalig) lid College van Bestuur Stichting Voila

Dit vraagt om een goede samenwerking in het consortium tussen deskundige ontwerpende en uitvoerende partijen, waarbij alle partijen vanaf het beginpunt transparant en open willen samenwerken en de expertise willen delen. De aanbestedingsprocedure is hierdoor veel minder kostbaar voor de deelnemende consortia en vooral ook minder risicovol. Na de selectie krijgt het consortium betaald voor het maken van een Voorlopig Ontwerp en een Definitief Ontwerp, waarbij dit moet voldoen aan de gestelde kaders voor kwaliteit, tijd en geld. Als dit niet lukt hebben zowel opdrachtgever als opdrachtnemer de mogelijkheid om afscheid te nemen. Als er wel overeenstemming is over het Definitief Ontwerp, dan wordt dit middels een ‘Uitvoeringsverklaring’ geformaliseerd, waarna er geen exit-clausule meer is. Deze aanpak geeft de opdrachtnemer echter alle mogelijkheden om zijn risico’s goed te beheersen, waardoor het ook verantwoord is om het contract te continueren. Een geweldige vondst! 

'Ik denk dat deze aanpak een vorm van samenwerken is die zijn plek verdient in een tijd waarin er veel aanbod van werk is en een aannemer niet lang in onzekerheid wil zitten of hij een opdracht krijgt. Zorg dat er snel duidelijkheid is dat de opdracht zijn kant op gaat. Dat betekent wel dat je als opdrachtgever het proces ook anders moet vasthouden. Anderen zouden zeggen ‘loslaten’, ik zeg bewust ‘anders vasthouden’. Wel betrokken zijn, vertrouwen geven, snel durven beslissen en ondernemen om tot het gewenste resultaat te komen. Dat gaat niet als je een gewenst resultaat al heel strak in gedachten hebt, dan gaat het niet lukken met een bouwteam.'

- Wichert Eikelenboom, (voormalig) lid College van Bestuur Stichting Voila

Spannend proces

Bouwbedrijf Klomps uit Dinxperlo kreeg uiteindelijk de opdracht om als UAV-GC bouwteamaannemer IKC Groenhouten in Leusden te realiseren, een aannemer die ruime ervaring heeft met Design & Build-trajecten. ‘Bij deze contractvorm draait het allemaal om onderling vertrouwen en transparantie’, benadrukt Lizet Geertsma. 
‘Van de aannemer wordt verwacht dat hij proactief meedenkt en uitvoerig en vroegtijdig vastlegt wat kosten en prijzen zijn. We hadden twee ‘go/no go-momenten’ in het traject opgenomen: bij het Voorlopig Ontwerp en bij het Definitief Ontwerp. Juist dat maakte het proces extra spannend, omdat er risico’s zijn in budget en planning. ‘Daar waren we ons allemaal erg van bewust’, herinnert Lizet zich. 
Bij een no go-moment wordt er afscheid genomen van de samenwerking en krijgt de bouwteamaannemer betaald voor de geleverde ontwerpdiensten. De opdrachtgever mag verder met het ontwerp, echter geeft dit wel vertraging als je een nieuwe aanbesteding moet organiseren.
‘Dat heeft grote gevolgen voor de planning, maar ook voor de kosten. In het geval van IKC Groenhouten zou een ‘no go’ betekend hebben dat er langer tijdelijke huisvesting nodig was.’ Het is dus zaak om de risico’s gezamenlijk te erkennen en te beperken. Lizet Geertsma: ‘Dat kan door continu met elkaar te verifiëren of je nog op dezelfde lijn, visie en inhoud zit. De dialoogsessies zijn dus enorm belangrijk bij deze aanpak.’ 

‘Een andere belangrijke voorwaarde voor het goed functioneren van een integraal bouwteam is de leiding van het team. De verantwoordelijke aannemer moet de (financiële) kaders goed bewaken, de deelnemers tot hun recht laten komen, wat wil zeggen dat zij hun expertise moeten kunnen inbrengen en uitgedaagd worden buiten hun eigen kaders te denken.’

- Wichert Eikelenboom, (voormalig) lid College van Bestuur Stichting Voila

Helder en duidelijk

Maar de voordelen wogen bij het project van IKC Groenhouten op tegen de risico’s. ‘Bij deze contractvorm heb je alle benodigde kennis van alle partijen heel vroeg aan tafel’, legt Lizet Geertsma uit. ‘Het bouwteam moet focussen op de wensen en eisen van de gebruiker en hoe hij daaraan wezenlijk kan bijdragen. En deze aanpak dwingt je alle partijen om al voor de bouw een visie op de exploitatie van het gebouw te ontwikkelen. Dat geeft weer veel zekerheid over de bouwkosten én de Total Cost of Ownership (TCO). Simpel gezegd zorg je daarmee dat het gebouw ook op de lange termijn betaalbaar blijft. En voor de opdrachtgever is het buitengewoon prettig dat hij maar met één contractpartij te maken heeft. Dat scheelt een hoop zorgen!’ 

'Ik verwacht dat de meerwaarde van een integraal bouwteam terug te vinden is in de exploitatieperiode. Een onderhoudscontract met de installateur die verantwoordelijkheid draagt voor de door hem ontworpen installaties is een heel belangrijk element.
Omdat je tijdens het proces de haalbaarheid in het oog houdt, hoeft er niet een heel groot bezuinigingsplan gemaakt te worden, vaak zijn die later zichtbaar in het uiterlijk van het gebouw. Ook wij hebben keuzes moeten maken, zaken anders moeten aanpakken om het haalbaar te maken, maar voor mijn gevoel was dat in de marge en heeft het geen grote invloed gehad op de kwaliteit en de gestelde eisen.’

Wichert Eikelenboom, (voormalig) lid College van Bestuur

Innovatieve huisvestingsexpert

HEVO is een zeer ervaren advies- en projectmanagementorganisatie in onder andere het maatschappelijk vastgoed en past alle bekende bouworganisatievormen in Nederland toe als opdrachtnemer of als organisator namens de opdrachtgever. Wij hebben ook de competentie om te innoveren en om daardoor met nieuwe oplossingen te komen om de wensen en behoeften van de opdrachtgever optimaal in te vullen. Zoals in dit project middels een unieke bouworganisatievorm, contractvorm en wijze van aanbesteden.

Ook interessant


Meer weten?

Neem dan contact op met:

Bel me terug