Smart office heeft een grote meerwaarde in het realiseren van de optimale werkomgeving voor kantoorgebruikers
Het HEVO-kantoor is een smart office - smart workplace. De leerpunten delen we graag met u.
16 december 2020
Hoe kun je in een smart office-omgeving verbindingen leggen tussen gegevens, gemonitord door sensoren in het kantoor en bevindingen van de medewerkers? HEVO heeft haar kantoor van circa 1.000 vierkante meter bvo, met behulp van sensoren van IOTTA, ingericht als HEVO smart office living lab. Onderzocht zijn de relatie tussen de eigen organisatie en de activiteiten van de medewerkers, de effectiviteit van het werkplekconcept, de bezetting en benutting van het kantoor en de klimatologische werkomstandigheden inclusief geluid. Het smart kantoor zal zich steeds verder ontwikkelen als nieuwe mogelijkheden zich voordoen.
De volgende aspecten worden gemeten:
- Temperatuur
- CO2-niveau
- Luchtvochtigheid
- Geluidsniveau
- Bezetting (is een ruimte of werkplek bezet?)
- Benutting (hoeveel personen gebruiken deze ruimte?)
Plattegrond HEVO-kantoor
De parkeerplaatsen zijn voorzien van sensoren, zodat medewerkers vooraf kunnen zien of er een parkeerplek beschikbaar is. Tijdens de COVID-19-pandemie is er aanvullend een reserveringssysteem ingevoerd, waarbij alle werkplekken individueel door medewerkers gereserveerd kunnen worden.
Medewerkers kunnen per dagdeel een werkplek reserveren in het kantoor, waarbij inzichtelijk is of er nog plaatsen beschikbaar zijn en wat een geschikt moment is om naar kantoor te komen. Hiermee wordt voorkomen dat onnodig gereisd wordt naar kantoor én dat er te veel medewerkers op kantoor aanwezig zijn.
Tevens is het bij een coronabesmetting mogelijk om na te gaan waar medewerkers gezeten hebben. De schoonmaak kan gericht geïnformeerd worden over de daadwerkelijk gebruikte werkplekken om niet onnodig veel schoonmaakwerkzaamheden te hebben.
In het kader van de studie is, middels een enquête, onderzoek gedaan naar de voorkeuren van de 75 medewerkers van HEVO in hun manier van werken. Dit gaf inzicht in aspecten zoals:
- Verdeling HEVO-medewerkers over de verschillende functieprofielen en leeftijdscategorieën.
- Verdeling werktijd over verschillende werkzaamheden.
- Inzicht in de werkzaamheden waarvoor volledige rust gewenst is.
- Inzicht in hoe de werkwijze en voorkeur verschillend is tussen functieprofielen en leeftijden.
- Een algemene waardering van het kantoorgebouw, de werkomgeving en de werkplek.
In stap twee van de studie werd er over een periode van drie maanden, een week per maand, middels een enquête, onderzoek gedaan naar de werkzaamheden, locatie en tevredenheid van de medewerkers per uur van de werkdag. Op basis van de onderzoeksgegevens is geanalyseerd:
- Hoe de gegevens uit sensoren gekoppeld kunnen worden aan hoe medewerkers de kwaliteit van het kantoor en de werkomgeving ervaren
- De relatie tussen de fysieke werkomgeving (bezetting en benutting van ruimten en werkplekken, temperatuur, CO2-niveaus, geluidsniveaus) en het welbevinden van de werknemer (geuit in een mate van tevredenheid)
Conclusies
Uit het ‘HEVO smart office’ onderzoek zijn meerdere lessen te trekken met betrekking tot de werkomgeving, de voorkeuren van medewerkers en hoe deze zich ten opzichte van elkaar verhouden.
Inzicht in populatie
Naar aanleiding van dit onderzoek heeft HEVO een verbeterd inzicht gekregen in de eigen ‘populatie’ medewerkers. Zo is er inzicht in de voorkeuren van medewerkers, zoals behoefte aan concentratie bij bepaalde werkzaamheden. Ook is er inzicht in de verdeling van de tijdsbesteding aan diverse werkzaamheden. Op de eerste drie plaatsen staan het verrichten van administratieve werkzaamheden (routinematig), het opstellen van diverse producten (niet-routinematig) en vergaderen/samenwerken in diverse groepsgroottes.
Inzicht in ervaringen werkomgeving en kantoor
Uit de cijfers die medewerkers in de eerste enquête hebben gegeven voor diverse aspecten blijkt een algemeen positieve ervaring. Men is zeer tevreden over de bereikbaarheid, uitstraling van het gebouw, openheid en transparantie van de werkomgeving, sfeer en uitstraling van de werkomgeving, het eet-werkcafé, de hygiëne en de mogelijkheden om te kiezen waar en met welke faciliteiten op kantoor en elders gewerkt wordt.
Verbeterpunten die uit de eerste enquête naar voren kwamen zijn de akoestiek in enkele open ruimten op piekmomenten, het binnenklimaat op specifieke momenten en de beschikbaarheid van vergaderruimten op piekmomenten.
Het is goed om te zien dat dit ook terugkomt in de tevredenheidsenquêtes. De tevredenheid van respondenten is (daar waar de motivatie bekend is) meestal gerelateerd aan het binnenklimaat, geluid(overlast) en drukte op het kantoor waardoor de gewenste ruimten/werkplekken niet beschikbaar zijn. Uit de tevredenheidsenquêtes blijkt dat respondenten over het algemeen tevreden zijn over hun werkplek in relatie tot hun werkzaamheden; het gemiddelde cijfer is een 7,7.
Ruimten die gemiddeld een hoger cijfer krijgen en vaak als zeer positief worden ervaren zijn de bibliotheek en teamkamers. Ook krijgen vergaderruimten relatief vaker een 9 of een 10 dan de reguliere werkplekken.
Inzicht in het gebruik van diverse werkplekken
Uit de verbanden tussen werkzaamheden en ruimten is te zien dat bepaalde werkzaamheden ook vaker in bepaalde ruimten plaatsvinden. Bijvoorbeeld: lezen gebeurt relatief wat vaker in de bibliotheek en vergaderen/samenwerken gebeurt voornamelijk in vergaderruimten. Hoewel dit een voor de hand liggende conclusie is, toont het aan dat medewerkers de werkplek uitkiezen die bij hun werkzaamheden past (indien mogelijk). Dit volgt ook uit diverse opmerkingen die bij de enquêtes zijn geplaatst, zoals iemand die aangeeft een taak te doen die veel concentratie vergt, waardoor de bibliotheek (stiltewerkplek) een goede keuze is. Ook zijn er mensen die aangeven ontevreden te zijn omdat de werkplek die bij hun werkzaamheden past niet beschikbaar is.
Inzicht in prestaties van het gebouw
Door toepassing van sensoren is er een duidelijk inzicht ontstaan in de prestaties van het gebouw op het gebied van temperatuur, geluid, CO2-niveaus en luchtvochtigheid. Zo is gebleken dat zelfs bij extreme temperaturen buiten, zoals boven de 35 graden Celsius, de temperatuur op kantoor heel aangenaam bleef, met enkele begrijpelijke verschillen tussen de zonbelaste zijde en de schaduwzijde van het kantoor. Over het algemeen bleken de waarden van het kantoor ruimschoots te voldoen aan de prestaties van een A-klasse kantoor volgens het Programma van Eisen gezonde kantoren. Als huurder zijn deze gegevens meestal niet voorhanden en ben je afhankelijk van de informatie die de verhuurder wil verschaffen. Door deze data zelf te verzamelen, via draadloze sensortechnologie, is er een veel beter inzicht verkregen over de kwaliteit van het kantoor tijdens gebruik.
Uit analyse van de onderzoeksdata is in veel gevallen te zien dat lagere beoordelingen door de medewerkers en bijbehorende toelichtingen in veel gevallen te herkennen zijn in de sensorgegevens. Lage beoordelingen gaan vaak samen met metingen van hoge CO2-waarden en temperaturen, bijvoorbeeld doordat een vergaderruimte langere tijd een heel hoge bezetting kende. Dit leidt tot de aanname dat het klimaat hand-in-hand gaat met de tevredenheid van de werkomgeving. Hoewel het niet te koppelen is aan resultaten van de tevredenheidsenquêtes, is ook geconstateerd dat de luchtvochtigheid in het kantoor van HEVO op sommige dagen sterk fluctueert, soms ook buiten de wenselijke bandbreedte. Vooral van een te lage luchtvochtigheid kunnen medewerkers last ondervinden, zoals in de vorm van droge ogen of een droge keel. Doordat dit aan het licht gekomen is, is het voor HEVO ook mogelijk geworden om te zoeken naar verbeteringen.
CO2-meting per ruimte
Inzicht in de analyse van geluidsdruk
Geluid is in de werkomgeving een veel voorkomende klacht, zeker bij open kantoorvloeren en vaste werkplekken. Daar heeft men immers geen mogelijkheid om te kiezen voor de locatie waar de werkzaamheden verricht worden. Het kantoor van HEVO kent dergelijke grote open kantoorvloeren niet, maar kent wel een centraal eet-werkcafé met naastgelegen atelier. Deze werkplekken zijn niet Arbo-conform en bedoeld als aanlandwerkplek voor een beperkte periode. Doordat het eet-werkcafé ook bedoeld is voor informele overleggen, wordt hier zeker op piekdagen veelvuldig gebruik van gemaakt. Logischerwijs is deze zone dan ook de meest onrustige in het kantoor. Om deze reden zijn er in deze en omliggende open ruimten geluidssensoren aangebracht.
Positionering geluidssensoren
Op basis van de analyse van de gemeten geluidsdruk in vijf met elkaar in verbinding staande open ruimten, kunnen een aantal voorzichtige conclusies worden getrokken (de gegevens gaan immers maar over één week). De gemiddelde geluidsdruk in het kantoor is niet hoog en valt juist in de categorie rustig. Pieken in het geluid vallen daardoor echter ook meer op. Er is geen duidelijk verschil tussen de gemiddelde geluidsdruk op de verschillende dagen in de week. Wel is te zien dat de geluidsdruk in de middag licht afneemt. De gemiddelde geluidsdruk per interval en dus ook de totaal gemeten geluidsdruk is het hoogst in het eet-werkcafé, daarna in het naastgelegen atelier en de (open) teamruimte.
Pieken in geluid zijn soms ook hoorbaar in andere delen van het kantoor. Het feit dat een piek bij de ene sensor vaak ook (lager) zichtbaar is in de meetgegevens van diverse andere sensoren betekent dat geluid op meerdere plekken tegelijkertijd kan worden ervaren. Juist de pieken in het geluid, zoals tijdens de lunchtijd, kunnen soms overlast veroorzaken bij medewerkers die taken uitvoeren waar veel concentratie bij benodigd is.
Pieken geluidsdruk
Afsluitend: veel inzicht in optimale werkomgeving
Door toepassing van sensortechnologie heeft HEVO veel meer inzicht gekregen in de prestaties van haar kantoor. Daardoor kan er beter en onderbouwd een gesprek gevoerd worden met zowel medewerkers als de verhuurder over de prestaties van het kantoor en mogelijke verbeteringen. Tevens is er beter inzicht ontstaan in de bezetting en benuttingsgraad van het kantoor in het algemeen en van alle specifieke ruimten in het bijzonder, inclusief inzicht in de verdeling daarvan gedurende de werkweek. De tevredenheid van de medewerkers over het kantoor en het goed kunnen verrichten van de eigen werkzaamheden blijkt een duidelijke relatie te hebben met de metingen van bezettingsgraad en binnenklimaat. Al met al blijkt een smart office daardoor een grote meerwaarde te hebben in het realiseren van de optimale werkomgeving voor kantoorgebruikers.
Dit onderzoek is samen met IOTTA uitgevoerd.
