Menu

20 april 2020

De toekomst van kantoren

De ontwikkelingen en nieuwe inzichten van werken

Als we een nieuw kantorenproject beginnen, onderzoeken we met onze opdrachtgevers eerst de vraag waarom ze de huisvesting willen veranderen. HEVO vindt dat nieuwe huisvesting moet bijdragen aan datgene waar de organisatie voor staat. We veranderen niet om te veranderen. We kijken goed naar de cultuur van een organisatie en de uitstraling die daarbij hoort. Want die uitstraling wordt gezien door de medewerkers die je wilt aanspreken: het laat iets zien van de ambitie van de organisatie. Belangrijk daarbij is dat de uitstraling de kern van het bedrijf moet raken. Het moet kloppen.

Holistische blik

Steeds vaker zien organisaties in dat het niet gaat om een nieuwe plek of een nieuwe inrichting, maar dat die kantooromgeving in feite een productiemiddel is dat veel waarde kan opleveren. Maar het levert alleen waarde als het personeel er goed in kan functioneren. Daarom is het belangrijk dat huisvesting niet wordt gezien als een project van facilitaire zaken, maar dat er met een holistische blik wordt gekeken naar de werkomgeving. Een onderwerp dat thuishoort bij de CEO en de CFO maar waarbij ook de HR-afdeling een belangrijke rol speelt, bijvoorbeeld om inzichten te delen over de mobiliteit van medewerkers en hoe vaak ze op kantoor zitten.

Prettig en productief werken

Hoewel we in Nederland al ruim twintig jaar ervaring hebben met het faciliteren van prettig en productief werken, passend bij de activiteit die wordt gedaan (ook wel activiteitgerelateerd of tijds- en plaatsonafhankelijk werken genoemd), zijn er nog steeds organisaties waar de werkplek leidend is en iedereen zijn eigen werkplek heeft. Het is geen verrassing dat organisaties die al gewend waren aan activiteitgerelateerd werken, in de huidige coronacrisis beter uit de voeten kunnen. Flexibeler en met relatief simpele aanpassingen kunnen zij hun werk voortzetten. Ook valt op dat organisaties die op ICT-gebied alles gereed hadden om digitaal op afstand te werken, en dat nu ook doen, voor de coronacrisis toch redelijk traditioneel werkten. Ze beschikten wel over de middelen om op afstand te werken maar deden het niet, omdat het niet nodig was, niet toegestaan was, of teveel drempels kende.

Vertrouwen in zelfstandige professionals

Met de noodzaak die er sinds de coronacrisis is om thuis te werken, krijgt elke organisatie in sneltreinvaart ervaring met werken op afstand en wordt het bewijs dat het kán er meteen bij geleverd. Men komt er misschien zelfs achter dat het op sommige punten beter functioneert dan de ‘normale’ manier van werken. Daardoor zal nu in veel organisaties anders worden gedacht over tijds- en plaatsonafhankelijk werken en zal bij veel bedrijven na de crisis het gesprek worden gevoerd hoe hieruit blijvend een andere manier van werken kan evolueren. De situatie waarin we nu zitten biedt veel inzichten, lokt nieuw gedrag uit en vraagt om vertrouwen in de zelfstandig werkende professionals.

Keuzes maken

Veel mensen merken dat het werk doorgaat en ervaren het voordeel van de wegvallende reistijd. Iedereen die nu niet meer verplicht in de file staat, zal zich straks afvragen of ze dat nog wel willen. Ze zullen zich sowieso afvragen of het noodzakelijk is om naar kantoor te komen. Het overleggen op afstand levert immers tijdwinst op die ze effectief aan projecten kunnen besteden. We komen er niet alleen achter dat op afstand werken goed mogelijk is, we leren ook dat het ene overleg zich daar veel beter voor leent dan het andere. We hebben inmiddels ook al ervaring met workshops met groepen en creatieve processen op afstand. Workshops met groepen en creatieve processen vragen om een gedegen voorbereiding. Een directie- of projectgroepvergadering is eenvoudig op te zetten. Alles wat we nu meemaken zal er toe leiden dat mensen straks scherpere keuzes gaan maken. Reizen naar kantoor moet de moeite waard zijn. Dat stelt eisen aan de werkomgeving (die moet prettig en comfortabel zijn) en de aanwezigheid van bepaalde personen. Als je naar kantoor komt, wil je immers de juiste collega’s tegenkomen om te spreken over een bepaald onderwerp of een activiteit doen die alleen gezamenlijk mogelijk is. Daardoor kan het faciliteren van individueel werk minder belangrijk worden, doordat mensen geleerd hebben dat je dat ook op een andere plek en tijd kunt doen. Organisaties zullen dus bewuster kijken naar wat ze faciliteren op kantoor en daarbij meer de nadruk leggen op projectmatige samenwerking zoals Agile. Tegelijkertijd blijven mensen tijdens de werkdag momenten hebben waarop ze diepe concentratie nodig hebben en waarvoor een concentratiewerkplek noodzakelijk is. De tijd van de grote kantoortuin is dus echt voorbij.

Smart city, smart building, smart workplace

Zoals we nu al kijken naar bezettingsgraden, de mobiliteit en de cultuur van de organisatie, zo zullen we de komende jaren nog verder inzoomen op individueel niveau. Bijvoorbeeld door te kijken welke ‘kleuren’ - persoonlijkheden - er in de organisatie zitten: zijn er veel introverte of juist extraverte mensen? Hoe zit het met het aantal mensen dat slechter tegen prikkels kan? We kruipen nog beter in de haarvaten van een organisatie om te analyseren wat deze nodig heeft. Daarbij speelt ook de ontwikkeling van de vierde industrialiseringsgolf: artificial intelligence op basis van data en Internet of Things. Daar heeft HEVO al de nodige ervaring mee opgedaan. Ons eigen kantoor is een smart living lab, waarin we op basis van allerlei technologie leren wat er precies speelt in een kantoor. Ook bij diverse opdrachtgevers en via de smart offices van Croonwolter&dros halen we data op. Daaruit leren we hoe het kantoor wordt gebruikt en wat de gebruikerservaringen zijn. Over een paar jaar kunnen we op basis van artificial intelligence (vanuit agenda’s, mobiliteitsinformatie etc.) voorspellingen doen. Medewerkers kunnen dan automatisch advies krijgen om een bepaalde dag niet naar kantoor te komen vanwege fileverwachtingen of juist wel omdat bepaalde collega’s die dag beschikbaar zijn. In feite krijg je een persoonlijke assistent die je helpt om je werk slim uit te voeren. Alle data worden met elkaar gecombineerd om slim te reizen en op de juiste plek je werkzaamheden te doen. Slim reizen, slim aanwezig zijn en slim thuis blijven.

Multifunctioneel en groen

Ook het denken over gebouwen zal de komende tijd veranderen. Wordt bij kantoren tot nu toe vaak gedacht als ‘de huisvesting van mijn organisatie’, in de toekomst zal het steeds meer gaan om aantrekkelijke, gemixte multifunctionele gebieden. Geen monofunctioneel kantorenpark waar het na vijf uur doodstil is, maar een levendige omgeving waar je graag naartoe komt, tussen de middag een rondje loopt en waar je tussendoor een boodschap doet. Een plek waar reuring is, dicht bij mobiliteitsknooppunten. Weerbaar, flexibel en interessant. Ook hebben mensen steeds meer behoefte aan groen in de werkomgeving, zowel wat duurzaamheid betreft als voor beleving en welzijn. Het draagt bij aan het enthousiasme om echt productief op kantoor te werken. Kortom, door de coronacrisis is maar eens te meer gebleken dat veel bureauwerkzaamheden en overleggen prima buiten de vertrouwde kantooromgeving en op een digitale wijze ingevuld kunnen worden. Het toekomstige kantoor zal er daardoor anders uitzien. Het is een plek waar je bewust naartoe komt. Juist om samen te werken, te ontmoeten, te overleggen en in mindere mate om alleen individuele bureauwerkzaamheden te verrichten. Maar bovenal een plek waar je je werk goed kunt doen!

Willem Adriaanssen

Vragen?

Neem dan contact op met Willem Adriaanssen, telefoon 073 6 409 409

Alexandra Meeuwisse

Of neem contact op met Alexandra Meeuwisse, telefoon 073 6 409 409

Deel deze pagina via